Jede einzelne Behördenleistung kann als mehr oder weniger standardisierter bzw. abstrahierter Prozess betrachtet werden, der mit einem Anbringen oder internen Auftrag beginnt und mit einer Zustellung oder internen Erledigung endet. Diese Verfahren sind die eigentlichen Wertschöpfungsketten jeder Verwaltung. Hier wird der konkrete Kundennutzen erzeugt, hier entstehen aber auch die Kosten.
Bei elektronischer Abwicklung dieser Prozesse bedarf es je nach Art der zu erbringenden Leistung gewisser Voraussetzungen, welche durch geeignete Maßnahmen, wie zum Beispiel die eindeutige Authentifizierung eines Antragstellers, die nachvollziehbare zeitliche Zuordnung oder die Anbringung der Amtssignatur anstelle der physischen Unterschrift, zu erfüllen sind.
Die typischen Elemente eines kommunalen Verwaltungsprozesses im eGovernment sind folgende:
- Online-Ratgeber für alle Lebens- und Unternehmenssituationen zur Vorselektion und Auswahl der richtigen Prozesse
- Online-Formulare zur standardisierten digitalen Erfassung der Anbringen
- Allfällige eindeutige Authentifizierung des Anbringers
- Allfälliger qualifizierter Zeitstempel auf dem Anbringen
- Allfällige elektronische Zahlung durch den Anbringer
- Posteingang zur Zusammenführung elektronischer und physischer Anbringen
- Elektronischer Akt (ELAK) als Dokumenten-Management- bzw. Workflow-System zur Abarbeitung eines eingeleiteten Verfahrensprozesses
- Diverse Fachanwendungen (sind in so gut wie allen Gemeinden bereits vorhanden) zur internen Bearbeitung der konkreten Leistung, die mit dem ELAK über Schnittstellen interagieren
- Amtssignatur für die rechtsgültige Erledigung des Verfahrens
- Duale Zustellung (wahlweise digital oder analog) des Abschlussdokuments (Bescheid oder Verständigung)
- Digitale Langzeitarchivierung des Verfahrensablaufs und aller zugehörigen Dokumente
All diese Module müssen zum Zweck der reibungslosen Durchgängigkeit aufeinander abgestimmt werden. Bei jedem einzelnen Übergang zwischen zwei Modulen gibt es potenzielle Bruchstellen, Effizienzverluste, Fehlerquellen. Hier liegt das Hauptaugenmerk auf der Konzeptionierung des Gesamtsystems.
Mit geeigneten Schnittstellen verknüpft und gut aufeinander abgestimmt sind diese Module in Summe geeignet, ein durchgängiges, medienbruchfreies eGovernment für jede Gemeinde unabhängig von ihrer Größe sicherzustellen.
