In § 19 und § 20 E-GovG wird die Amtssignatur und deren rechtliche Beweiskraft normiert. Mit ihr versehene Dokumente gelten in elektronischer Form als Originale und entfalten die entsprechenden Rechtswirkungen (Zeitpunkt der Zustellung, Beweiskraft, etc.).
Die Amtssignatur ist zumindest eine fortgeschrittene Signatur im Sinne des Signaturgesetzes (SigG) und ist ab 1. Jänner 2011 verpflichtend auf allen elektronischen Erledigungen anzubringen, welche dem AVG unterliegen. Dies gilt auch für Ausdrucke von elektronischen Ausfertigungen, sofern diese nicht vom Unterfertigenden genehmigt oder von der Kanzlei beglaubigt sind. Eine qualifizierte Signatur, die nur individuellen Personen zugänglich ist, hat der Gesetzgeber nicht für notwendig erachtet, um die Nutzung in Form einer serverbasierten Signatur und damit eine erhebliche bürokratische Entlastung für die österreichischen Behörden zu ermöglichen.
Die Amtssignatur ist die elektronische Signatur einer Behörde bzw. eines „Auftraggebers des öffentlichen Bereichs“ (auch wenn die Behörde privatwirtschaftlich tätig wird), die auf elektronisch erstellte Bescheide und andere Erledigungen – und zwar in sichtbarer Form – aufgebracht wird. Dadurch ist für den Empfänger erkennbar, dass es sich um ein amtliches Schriftstück handelt. Dies wird visuell durch die Bildmarke der Behörde (vergleichbar einem herkömmlichen Rundstempel) sowie einen Hinweis, dass das Dokument amtssigniert wurde, dargestellt. Damit ist gewährleistet, dass das Dokument auch tatsächlich von der betreffenden Behörde stammt.
Beispiel für Amtssignatur - Quelle: Bundeskanzleramt
Die Bildmarke muss gemäß § 19 Abs. 3 E‑GovG gesichert im Internet veröffentlicht werden. Dies kann in einem (amts-)signierten PDF oder über einen gesicherten Zugang (z.B. https, d.h. SSL-Serverzertifikat) geschehen.
Das Zertifikat kann entweder mit einer Signaturkarte, die auf eine natürliche Person ausgestellt wird und daher nur von dieser genutzt werden kann, oder als softwarebasiertes Serverzertifikat, das auf die jeweilige Gemeinde ausgestellt wird, erstellt werden. Die Amtssignatur unterscheidet sich von anderen Signaturen durch die sogenannte Verwaltungseigenschaft. Diese wird durch den Eintrag des Verwaltungskennzeichens (VKZ) im Zertifikat erreicht. Für den Einsatz in der Kommunalverwaltung, vor allem hinsichtlich der zu erwartenden Masse an Erledigungsabfertigungen und durch die notwendige Zugriffsmöglichkeit mehrerer Mitarbeiter auf das Zertifikat, ist es sinnvoll, ein softwarebasiertes Serverzertifikat einzusetzen.
Prüfmechanismen für die Signatur und eine Verifikationsmöglichkeit für den Ausdruck müssen von der Behörde zur Verfügung gestellt werden. Die Überprüfung von Gültigkeit und Zuordnung der Amtssignatur kann durch den Adressaten der Erledigung jederzeit online über spezialisierte Prüfservices wie zum Beispiel den Service pruefung.signatur.rtr.at der Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH (RTR), welche die staatliche Aufsicht über das Signaturwesen in Österreich hat, durchgeführt werden und stellen für die Gemeinden daher keinen zusätzlichen Aufwand dar.
