Als ELAK oder Elektronischer Akt wird ein Dokumenten-Management-System (DMS) und gleichzeitig auch Workflow-System bezeichnet, welches das konkrete Verfahren vom Posteingang bis zur endgültigen Erledigung führt. Es ist damit das Kernstück jeder eGovernment-Architektur.
Vordefinierte digital hinterlegte Prozesse leiten den jeweiligen Akt entsprechend der zugrunde liegenden Leistung entlang der Prozesskette von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz. Die zuständigen Bearbeiter, Stellvertreter, Vorgesetzten, Kenntnisnehmer und Entscheider sind vollständig im System hinterlegt, sodass das Verfahren nach klar definierten Regeln ablaufen kann. In begründeten Ausnahmefällen kann dieser Ablauf aber auch flexibel übersteuert werden (z.B. ausnahmsweise Kenntnisnahme des konkreten Geschäftsfalls durch Mitarbeiter X, weil dieser in die Vorgeschichte eingebunden war).
Innerhalb des Prozessablaufs können in den bestehenden Fachanwendungen der jeweiligen Gemeinde die notwendigen Arbeitsschritte ausgeführt werden. Idealerweise gibt es auch hier klar definierte Schnittstellen zwischen dem ELAK und der jeweiligen Fachanwendung.
Auch zwischen verschiedenen Behörden (Gemeinden untereinander oder mit der zuständigen Bezirkshauptmannschaft) können über den ELAK Akten und Dokumente im Verfahrenswege ausgetauscht werden. Das ermöglicht einerseits, behördenübergreifende Verfahren medienbruchfrei abzuwickeln, andererseits aber auch die Spezialisierung und Kooperation von Gemeinden bzw. die Einrichtung von Shared Service Centers. Für Österreich wurde die auf XML basierende EDIAKT II – Schnittstelle entwickelt und für den Austausch von Akten zwischen Gebietskörperschaften als Standard festgelegt.
Am Ende des Verfahrens wird aus dem ELAK heraus eine weitgehend automatisierte Erledigung erzeugt, welche – gegebenenfalls versehen mit einer Amtssignatur – der dualen Zustellung zugeführt werden kann.
Folgenden Anforderungen sollte der im kommunalen Bereich eingesetzte ELAK jedenfalls erfüllen:
- Vereinfachung und Verbesserung der Recherche nach Akten und Schriftstücken, die im Bedarfsfall, sofern es die Benutzerrechte zulassen, eine übergreifende Suche über den gesamten Aktenbestand ermöglicht
- Schneller Zugriff auf Zusatzinformationen (Metadaten) für einzelne Bereiche
- Beschleunigung der Geschäftsfallbearbeitung durch Verkürzung der Durchlaufzeiten und Wegfall von Liege- und Transportzeiten
- Orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit von Dokumenten und Akten, im Idealfall durch die Bereitstellung als Web-Lösung. Eine Installation von lokalen Komponenten sollte somit nicht mehr erforderlich sein.
- Parallele Bearbeitung durch mehrere, auch örtlich getrennte Anwender
- Vollständige Revisionssicherheit durch eine durchgängige Historisierung von Metadaten und Dokumentinhalten
- Reduktion von Papierakten und damit einhergehend mittelfristig auch eine Reduzierung der Stellflächen für Akten
- Bereitstellung eines behördenspezifischen Berechtigungssystems zur Definition von rollen-basierten Zugriffsregelungen
- Schnittstelle für die definierte Einsichtnahme berechtigter Parteien in den laufenden Prozess
- Sicherstellung einer gemeinsamen und einheitlich strukturierten Erfassung von Daten, welche zentral gespeichert und verwaltet werden
- Möglichkeit zum Datenaustausch mit anderen Systemen (EDIAKT II-Schnittstelle)
- Offene Schnittstellen zur Anbindung von Fachapplikationen (Gemeindesoftware für Bauwesen, Finanzen, Bestellwesen, Standesamt, etc.)
- Anbindung von Internetformularen zur automatischen Datenübernahme und Verarbeitung der Eingaben
- Offene Schnittstelle zur Dokumentendigitalisierung und Volltextindizierung
- Offene Schnittstellen zu bestehenden österreichischen Registern wie dem zentralen Melderegister über den Portalverbund
- Umfangreiche Workflowfunktionen und Vorlagenmanagement
- Kostengünstige und einfache Implementierung und Wartung
Das ELAK-System sollte nach Möglichkeit ein Open-Source-Projekt sein, um einerseits teure Lizenzkosten zu sparen und andererseits Abhängigkeiten von bestimmten Software-Entwicklern zu vermeiden. Open-Source-Software steht der Quelltext jedermann zur Verfügung und kann kostenlos erweitert bzw. adaptiert werden. Die Online-Plattform EGovLabs sammelt in Österreich einschlägige Open-Source-Entwicklungen und stellt sie übersichtlich dar.
Als gutes Beispiel dient die Entwicklung in Deutschland, wo der SAGA-Standard demnächst in der Version 5 als verbindliche Vorgabe des Bundes für alle eGovernment-Anwendungen verlautbart werden wird und bereits seit einiger Zeit sehr erfolgreich die Plattform OpenSAGA für eine frei verfügbare Nutzung und Umsetzbarkeit dieser komplexen Standards sorgt. Damit ist eine offene und kostengünstige Weiterentwicklung von eGovernment-Diensten in Deutschland sichergestellt.
