Digitale Langzeitarchivierung steht für die unveränderbare, revisionssichere Aufbewahrung elektronischer Informationen und Dokumente über mehr als 10 Jahre. Die digitale Abwicklung der Verfahren wirft das Problem der Archivierung und dauerhaften Zugänglichkeit der archivierten Dokumente auf. Dafür gibt es moderne Archivierungssysteme, welche alle Unterlagen auf Dauer unter permanenter Zugriffsmöglichkeit sichern, ohne sie ausdrucken zu müssen.
Durch den Einsatz einer elektronischen Signatur wird das digitale Dokument zum rechtskräftigen Original. Unter diesem Aspekt wird die Archivierung zu einer besonderen, langfristigen Herausforderung. Beachtet man die kurzen Zeiträume, in denen sich digitale Datei-Formate bisher verändert haben, kann man ermessen, dass die Aufbewahrung elektronischer Dokumente über viele Jahre bei jederzeitiger Nutzbarkeit keine Aufgabe ist, die eine einzelne Gemeinde für sich selber leisten kann. Es braucht daher auch in diesem Fall eine zuverlässige zentrale Lösung im ASP-Betrieb.
Durch die elektronische Langzeitarchivierung, welche als grundsätzliche Konvention der Kooperation BLSG am 11. Jänner 2007 von den Vertretern der österreichischen Gebietskörperschaften akzeptiert wurde, werden erhebliche Kosten für die räumliche Archivbereitstellung und ‑bewirtschaftung eingespart. Die Archivierung erfolgt durch spezialisierte Unternehmen, welche die Daten sicher speichern und lesbar erhalten, den jederzeitigen Online-Zugriff über eine Referenzdatenbank mit den nötigen Verwaltungs- und Indexkriterien auf einem externen Massenspeicher ermöglichen, die Lesbarkeit der gespeicherten (im Laufe der Zeit mehr und mehr veralteten) Dateiformate durch Konverter sicherstellen und dabei die Sicherheit und Vertraulichkeit der Datenzugriffe wahren.
Jüngster Trend der Branche ist das Informations-Lebenszyklusmanagement (ILM), welches aufgrund spezialisierter Software das Archiv in den laufenden Arbeitsbereich integriert. Die archivierten Dokumente sind auf diese Weise ohne den Weg über die Referenz-Datenbank stets in Echtzeit aufrufbar.
In Österreich beschäftigt sich seit 2007 das Netzwerk Digitale Langzeitarchivierung (Dig:LA) mit der Weiterentwicklung dieses breiten Themenfeldes.
