Online-Formulare werden unter Anwendung von bundesweit einheitlichen Styleguides für die standardisierte Einleitung von Verwaltungsverfahren verwendet.
Die Formulare sind eindeutig ganz bestimmten Leistungen (Prozessen) der Gemeinde zugeordnet und zwingen durch programmtechnisch hinterlegte Regeln zu vollständigem Ausfüllen mit plausiblen und relevanten Daten. Der Antragsteller genießt die Sicherheit, alles richtig gemacht zu haben, die Behörde hat die Gewähr, Rückfragen und Nachbesserungsaufträge nur selten einsetzen zu müssen, und spart damit Zeit und Personalressourcen. Die Verfahren können darüber hinaus durch den medienbruchfreien Zugang und die Homogenität der Datenbereitstellung wesentlich schneller abgewickelt werden. In Verbindung mit einer Bürgerkarte kann bei entsprechender Notwendigkeit die Authentifizierung des Antragstellers gleich mit dem Ausfüllen des Online-Formulars verbunden werden.
Der Inhalt der Online-Formulare wird nach dem Absenden in standardisierter Form (XML-Format) an die Schnittstelle des ELAK der jeweiligen Gemeinde übermittelt und kann dort sofort medienbruchfrei elektronisch weiterbearbeitet werden.
Styleguide für E-Formulare
Eine zur Gestaltung von elektronischen Formularen wesentliche Empfehlung ist der „Styleguide für E-Formulare“ der BLSG-Arbeitsgruppe Präsentation/Standarddaten. Inhalt dieser Empfehlung sind Kriterien für eine behördenübergreifende Vereinheitlichung von Antragsformularen im Hinblick auf Inhalt, Layout und Abwicklung des Verfahrens. Das heißt, Antragsformulare sollen unabhängig davon, bei welcher Behörde die Anträge eingebracht werden, immer denselben Inhalt und ein weitgehend gleiches Layout haben. Die einheitliche Gestaltung von Formularen wird dabei durch den Einsatz von Formularbausteinen erreicht. Das gesamte Formular soll hierbei aus wiederkehrenden, gleich gestalteten Bausteinen bestehen. Ergänzungen zum Styleguide regeln den Abschlussdialog, also die formalisierte Rückmeldung an den Antragsteller, die Darstellung der getätigten Angaben zur letzten Überprüfung vor der erfolgreichen Einbringung und die Gestaltung ausdruckbarer, analoger Formulare auf Grundlage ihrer elektronischen Pendants.
Standarddaten für E-Formulare
Für den Aufbau von Formularbausteinen gibt es ebenfalls eine Empfehlung der BLSG-Arbeitsgruppe Präsentation/Standarddaten. Dabei wird die Gestaltung der Bausteine durch das Dokument Standarddaten für E-Formulare (sg st-dat 2.0.0) eingehend geregelt. Diese Empfehlung beinhaltet Vorgaben zur eindeutigen Bezeichnung von immer wiederkehrenden Daten, zur Festlegung von Wertebereichen für einzelne Daten und zur Bereitstellung von einheitlichen, verständlichen Hilfstexten zum Ausfüllen besonderer Datenfelder.
Dokumentenformate
Bei vielen Anträgen sind Beilagen erforderlich. Diese sollen im Interesse des Antragstellers (meist umständliche Handhabung, wenn nicht bereits elektronisch vorhanden) nur bei wirklicher Notwendigkeit angefordert werden. Für gesetzlich vorgeschriebene oder im Verfahren unbedingt benötigte Beilagen wird empfohlen, Dokumentenformate, welche seitens der Verwaltung akzeptiert werden können, eindeutig vorzuschreiben. Dafür existiert ebenfalls eine Empfehlung, welche Dokumentenformate von Behörden anzunehmen, zu verwenden oder abzulehnen sind. In Hinblick auf einen sicheren Kommunikationsaustausch und die Möglichkeit zur Verarbeitung von Dokumentenformaten ist diese Empfehlung auf jeden Fall nützlich. Grundsätzlich bleibt es jedoch der einzelnen Gemeinde überlassen, welche Formate angenommen bzw. abgelehnt werden.
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