Im Gegensatz zum herkömmlichen Posteingang, bei dem die eingehenden Anbringen, Dokumente und anderen Schriftstücke registriert und anschließend physisch an die bearbeitenden Stellen weitergeleitet werden, ist der elektronische Posteingang die Schnittstelle zwischen allen (physisch wie virtuell) eingehenden Dokumenten und dem elektronischen Akt (ELAK).
Einerseits werden hier die eingehenden Online-Formulardaten im XML-Format automatisch erfasst, andererseits alle auf herkömmliche Art real eingehenden Schriftstücke, bei denen das sinnvoll und möglich ist, per Scanner digitalisiert. Mündliche Anbringen werden in Form einer elektronischen Aktennotiz protokolliert. Der vereinigte Strom an eingehenden Daten und Dokumenten wird hier in digitaler Form in der Posteingangsstelle in das ELAK-System eingeschleust (Multi-Channel-Access).
Multi-Channel-Access im Posteingang
Ausnahmen bilden lediglich gewisse Dokumentenklassen, welche nicht oder nur mit extrem hohem Aufwand digitalisiert werden können (Bsp. Baupläne, Bücher, Bestellmuster, etc.). Diese werden auch im eGovernment physisch vorgehalten und lediglich ein Aktenhinweis darauf digital in den ELAK eingespeist.
Warum ist die Digitalisierung der Eingangskommunikation notwendig?
Eine umfassende Beantwortung dieser Frage ist neben einer Vielzahl von Argumenten wie Raumnot für Archivierung, kein Zeitverlust durch langes Suchen usw. an folgenden Hauptargumenten festzumachen:
Immer mehr in immer kürzerer Zeit in immer besserer Qualität
Da die Gemeinden aus unterschiedlichsten Gründen gezwungen sind, immer mehr Aufgaben, Services und Dienstleistungen zu übernehmen, im Gegenzug aber ihre Personalressourcen nicht nach Belieben aufstocken können, bietet die Digitalisierung aller Eingangskanäle eine gute Möglichkeit, Weg-, Liege- und Suchzeiten zu reduzieren. Durch die Erfassung und elektronische Übermittlung von Eingängen können diese ohne Zeitverlust der zuständigen Stelle zugewiesen und im Bedarfsfall – zum Beispiel bei der Zuweisung an eine falsche Organisationseinheit – auch wieder zurückgeholt werden. Alle Änderungen und Bearbeitungsschritte werden zentral gespeichert und können von den dazu berechtigten Mitarbeitern zur Nachvollziehbarkeit jederzeit eingesehen werden. Weiters besteht die Möglichkeit, komplette Verfahrensabläufe teilautomatisiert abzuwickeln und die entsprechenden Prozesse im ELAK zentral zu definieren.
Bessere Auskünfte durch zentrale Stellen
Durch die Digitalisierung aller Eingänge und deren Evidenz in einer zentralen Datenbank sind berechtigte Stellen wie beispielsweise das Bürgerservice, Personen mit Leitungsfunktion und Kollegen in der bearbeitenden Abteilung stets in der Lage, bei Rückfragen eine rasche und fachlich korrekte Auskunft zu laufenden oder abgeschlossenen Verfahren zu geben. Dies auch dann, wenn der zuständige Sachbearbeiter gerade nicht im Haus ist. Die umständliche Suche nach Akten und Geschäftsfällen, die sich ohnehin meist gerade nicht dort befinden, wo man sie sucht, in Ablagefächern und Papierarchiven der einzelnen Abteilungen gehört durch den zentralen digitalen Zugriff der Vergangenheit an.
Gesteigerte Serviceleistungen gegenüber dem Bürger durch das Internet
Ähnlich wie bei eBanking, Online-Shops und den vielen anderen im Internet zur Verfügung stehenden Service- und Dienstleistungen besteht die Möglichkeit, durch die elektronische Verwaltung von Akten dem authentifizierten Bürger Zugriffe auf von ihm gestellte Anträge, Bescheide und den kompletten Verfahrensablauf in der je nach Verfahren notwendigen Form über eine gesicherte Statusschnittstelle im Internet zur Verfügung zu stellen.
Veränderte gesetzliche Rahmenbedingungen
Durch geänderte gesetzliche Rahmenbedingungen ist die Gemeinde mittlerweile in einer steigenden Zahl von Verfahren angehalten, die notwendigen Unterlagen elektronisch entgegenzunehmen bzw. diese in elektronischer Form an übergeordnete Instanzen zu übermitteln. In Tirol wird dies in Kürze durch die aktuell in Begutachtung stehende Novelle des Raumordnungsgesetzes (TROG) verlangt werden. Um diese Dokumente sicher und problemlos verwalten und über vordefinierte Schnittstellen (EDIAKT II) übergeben zu können, ist eine vollständige digitale Erfassung aller Eingänge sinnvoll und notwendig.
Für eine effiziente Bearbeitung, Dokumentation und Nachverfolgung der Anliegen und Anträge liegt so der Wunsch jeder Organisation nahe, bei der Vielzahl von Einbringungsmöglichkeiten alle Eingangskanäle zentral zu bündeln und entsprechend zu administrieren, um so eine optimale Aufgabenverteilung, Kontrolle und Beauskunftungsmöglichkeit zu erhalten.
Shared Service Center
Für die Digitalisierung der Eingangspost sehr kleiner Gemeinden würde sich unter Umständen die Einrichtung eines Shared-Service-Centers anbieten. Dadurch würde sich die Anschaffung einer Scanner-Infrastruktur erübrigen und die per Post zugestellten Schriftstücke könnten sofort in digitalisierter Form im ELAK verwendet werden.
