Auf den ersten Blick fehlen dem eGovernment auf kommunaler Ebene zwei wichtige Vorteile, nämlich die Fernwirkung und die Reduktion der Komplexität.
Der Vorteil, dass man sich viele Kilometer spart, wenn man ein Verfahren vom Büro aus abwickeln kann und nicht zur jeweiligen Behörde fahren muss, wird innerhalb der eigenen Gemeinde eher gering. Hier vor Ort sind die Amtswege überschaubar und auch die dafür aufzuwendende Zeit ist meist problemlos zu erübrigen.
Dabei übersieht man aber die Tatsachen, dass nicht jeder Kunde einer Gemeindeverwaltung auch dort ihren Wohn- oder Firmensitz hat, dass es auch um die zeitliche Verfügbarkeit in Abstimmung mit Arbeitszeiten, Mobilität oder gesundheitlicher Verfassung geht und dass ein besonderer Vorteil von kommunalem eGovernment die Kooperation zwischen verschiedenen Verwaltungseinheiten ist. Die höhere Servicequalität durch die Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit ist überdies auch auf Gemeindeebene ein deutlicher Gewinn.
Die Komplexität der einzelnen Verfahren ist in den Gemeindeämtern meist nicht so groß wie in übergeordneten Behörden. Ein Workflow-System würde sich wohl in vielen Fällen erübrigen, wo nur wenige Sachbearbeiter die kompletten Verfahren abwickeln und vom Antrag bis zur Erledigung alleine zuständig sind. Trotzdem bleibt hier die Funktion des elektronischen Akts als Dokumenten-Management-System (DMS) bestehen. Die Medienbruchfreiheit, die elektronische Verfügbarkeit in Langzeitarchiven und die Standardisierung der Abläufe bringen auch bei einfachen Verfahren deutliche Effizienzvorteile.
Gerade aufgrund meist geringer Komplexität bei kommunalen Verwaltungsverfahren kann hier im Sinne des Grundsatzes der Kundenorientierung ein besonderes Augenmerk auf die verwaltungsübergreifende Vereinfachung der Verfahren gerichtet werden. Das heißt, dass die im eGovernment-System abzubildenden Prozesse auf ihre Auswirkungen und möglichen Entlastungen direkt beim Kunden (Bürger oder Unternehmen) untersucht und optimiert werden müssen.
Beispiel:
Nach § 90 StVO müssen Bauunternehmen für Grabungsarbeiten auf oder neben einer Gemeindestraße (z.B. für Einbauten) ansuchen. Diese stets gleichen Anträge sind für die betroffenen Unternehmen meist eine erhebliche bürokratische Belastung. Da das Verfahren aufgrund der Bundesnorm StVO grundsätzlich in jeder Gemeinde gleich ist, könnte durch eine einheitliche Online-Formulargestaltung sowie durch eine intelligente Speicherung der Basisdaten des Unternehmens erreicht werden, dass im Formularkontext das Unternehmen nur noch die jeweiligen Individualdaten (z.B. genauer Ort und Dauer der Grabung) ausfüllen muss. Für die Gemeinden ergibt sich dabei der Vorteil eines konsistenten, fehlerfreien Datenstands.
Gemeinden haben im Normalfall nicht die Ressourcen, umfassende IT-Systeme selbst zu entwickeln. Es ist daher besonders wichtig, fertige Gesamtlösungen (out of the box) anzubieten, die dann nur mehr an die individuellen Anforderungen der jeweiligen Gemeinde angepasst werden müssen, in ihren wesentlichen Grundzügen jedoch einheitlich und standardisiert bleiben.
Beispiel:
Entwickeln große Verwaltungseinheiten ihren Leistungskatalog in Arbeitsgruppen selbst, ist es für die meisten Gemeinden völlig ausreichend, ihre relevanten Leistungen aus einer landesweiten Musterliste auszuwählen und diese dann im System freizuschalten. Damit wird hohe Flexibilität mit geringem Aufwand erzielt.
Gemeinden sind sehr häufig nicht nur im gesetzlich eigenen und übertragenen Wirkungsbereich aktiv sondern erfüllen darüber hinaus zahlreiche privatwirtschaftliche Aufgaben. Der Betrieb von Schwimmbädern, E-Werken, Recyclinghöfen, Kompostier- oder Abwasserreinigungsanalagen ist meist nicht rechtlich vorgeschrieben, ergibt sich aber aus der Rolle des Wohlfahrtsstaats, die in der Praxis gerade der kommunale Sektor sehr intensiv wahrnimmt.
Gerade in diesen Bereichen ist es notwendig, den Leistungskatalog der einzelnen Gemeinde kritisch zu überprüfen und allfällig neu zu definieren. Hier ergeben sich meist auch höhere Komplexitätsgrade in den Abläufen, sodass eine Prozessevaluierung und –optimierung unter Umständen zu erheblichen Rationalisierungen und Einsparungen führen kann.
