Bewertung von "Tirol 2.0" mit dem Schweizer Evaluations-Tool Utilitas

Das Werkzeug beurteilt Projekte nach einem umfangreichen Kriterienkatalog und stellt das Ergebnis in Form eines Netzdiagramms dar. Für Tirol 2.0 ergibt sich dabei die bestmögliche Beurteilung.

Hier die einzelnen Kriterien im Detail:

1.    An welche Hauptzielgruppe richtet sich das Vorhaben? Wer sind die potenziellen Nutzer des fertigen Systems?

Alle Zielgruppen – Tirol 2.0 zielt auf die Optimierung der Gemeindeverwaltung und verfolgt dabei gesamtwirtschaftliche Vorteile für alle Stakeholder der kommunalen Verwaltung (Bürger, Wirtschaft, NPOs, andere Behörden).

2.    Wie viele Nutzer / Personen profitieren von Ihrem Vorhaben (Anzahl potenzieller Nutzer im Idealfall)?

> 1000 – Letztendlich profitieren an den Auswirkungen der durch Tirol 2.0 ausgelösten kommunalen Verwaltungsreform alle Tirolerinnen und Tiroler (ca. 710.000), die Gemeindebediensteten und sämtliche wirtschaftlichen Partner der Kommunen.

3.    Wie viele andere Projekte oder Organisationen profitieren von diesem Vorhaben? Können andere Anwendungen oder Organisationen Module, Daten, Resultate, oder Know-How aus diesem Vorhaben wiederverwenden?

Mehrere – Die im Rahmen von Tirol 2.0 standardisierten Verwaltungsverfahren, Formulare und Erledigungsdokumente stehen im Tirol 2.0-Wiki öffentlich zur Nutzung für alle Gemeinden zur Verfügung. Außerdem profitieren das Land Tirol und ihre Bezirkshauptmannschaften durch schlanke, behördenübergreifend vernetzte Verfahren.

4.    Welche Beschreibung passt am besten zu Ihrem Vorhaben (Beschreibung, Zuordnung des Vorhabens in eine Kategorie)?

Mehrere – Die drei angebotenen Kategorien passen allesamt hundertprozentig zu Tirol 2.0.
Infrastruktur: Das Projekt zielt auf die Einführung einer vollständigen, durchgängigen, medienbruchfreien und mit den anderen Behörden vernetzten eGovernment-Infrastruktur in allen Tiroler Gemeinden.
Bereitstellung von Informationen: Tirol 2.0 stellt alle relevanten Informationen für die Abwicklung effizienter Verwaltungsverfahren öffentlich bereit.
Datenaustausch: Ein Kernthema des Projekts ist der elektronische, standardisierte Datenaustausch zwischen den Gemeinden untereinander, mit Shared-Service-Centern und mit den Landesbehörden.

5.    Öffentliche Wirkung – Hat die Realisierung positive Auswirkungen in oder auf die Öffentlichkeit (Zielpublikum, Stakeholder, Medien)?

Hoch – Alle Gemeindeverfahren werden vollständig transparent und öffentlich zugänglich. Die Beteiligten erkennen im Detail die gesetzlichen Rahmenbedingungen wie auch die Spielräume für Ermessensentscheidungen. Die Qualität der Verfahren steigt.

6.    Wird mit der Einführung des Vorhabens eine gesetzliche Vorgabe umgesetzt? Muss das Vorhaben zwingend aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder Betriebsvorschriften umgesetzt werden?

Ja, teilweise – Die EU-Dienstleistungsrichtlinie verlangt, sämtliche dienstleistungsrelevanten Verwaltungsverfahren zu optimieren und über den Einheitlichen Ansprechpartner online zugänglich zu machen. Das österreichische E-Government-Gesetz fordert die Anbringung der Amtssignatur auf allen elektronisch erstellten Dokumenten nach dem AVG.

7.    Wie beurteilen Sie das Risiko für die Umsetzung Ihres Vorhabens (Risikobeurteilung bezogen auf Termine, Ressourcen und Qualität, Evaluation der Eintretenswahrscheinlichkeit und der Auswirkung bei Eintreten anhand einer Risikoanalyse?

Gering – Die Umsetzung des Projekts liegt im Zeitplan und steht derzeit mit bereits 43 teilnehmenden Gemeinden auf einer soliden, breiten Basis. Die personellen und wirtschaftlichen Ressourcen sind bis zum Projektsende sichergestellt und die Finanzierung für die Teilnehmergemeinden unproblematisch.

8.    Das Vorhaben steigert die Produktivität – Fallen Tätigkeiten, welche vorher manuell erledigt wurden, weg oder werden einfacher? Entfallen Zustellungen auf dem Postweg? Können mehr Produkte/Resultate in der gleichen Zeit bereitgestellt werden? Können Prozesse messbar schneller oder effizienter abgewickelt werden?

Wesentlich – All diese Fragen können für “Tirol 2.0″ mit einem eindeutigen JA beantwortet werden. Die Einführung des elektronischen Akts (ELAK) und der Dualen Zustellung sowie die Straffung und Optimierung der Verwaltungsprozesse bringen eine erhebliche Produktivitätssteigerung in der kommunalen Verwaltung.

9.    Das Vorhaben hat Innovationscharakter (neue Technologien, Kanäle oder Verfahren werden erschlossen).

Wesentlich – Tirol 2.0 ist als erstes umfassendes eGovernment-Projekt mit Blick auf das gesamte kommunale Umfeld in höchstem Maße innovativ. Die Wiki-Technologie für ein kommunales Expertensystem, die papierlose Verwaltung mit XML-basierter Formulardatenübernahme und elektronischer Zustellung der Erledigungsdokumente, die in das Projekt integrierte Plattform www.buergermeldungen.com als Crowd-Sourcing-Tool für die Beseitigung von Mängeln im öffentlichen Raum und viele andere Module im Rahmen von Tirol 2.0 beschreiten völlig neue Wege in der Verwaltung.

10.    Das vorliegende Vorhaben reduziert die Durchlaufzeit der abhängigen Gesamtprozesse für den Kunden. Der Endkunde wartet messbar weniger lange auf eine Antwort, ein Produkt oder ein Resultat, das er bestellt hat.

Wesentlich – Durch die Standardisierung der Verwaltungsprozesse und die Beseitigung aller Medienbrüche werden die kommunalen Verfahren wesentlich beschleunigt. Außerdem werden dadurch Fehler und Redundanzen reduziert.

11.    Das vorliegende Vorhaben reduziert die notwendige Anzahl von Kontakten. Es fallen weniger Rückfragen, Bestätigungen oder andere Abklärungen zwischen Kunde und Anbieter, resp. zwischen Kunde und Behörde an.

Wesentlich – Aufgrund der zentralen Wartung aller Standards werden die Verfahren rechtlich sicherer und reduzieren damit redundante Kontakte, z.B. sinkt die Zahl der Bescheidaufhebungen aus formalen Gründen. Die hinterlegte Programmlogik der Online-Formulare stellt sicher, dass die Daten zum Start der Verfahren weitgehend vollständig und plausibel eingehen.

12.    Das Vorhaben ermöglicht den medienbruchlosen Durchlauf eines abhängigen Prozesses. Der Prozess kann durchgängig elektronisch abgewickelt werden. Es gibt keine Inkompatibilitäten zwischen Systemen oder Prozessen.

Wesentlich – Tirol 2.0 zielt auf die (auch behördenübergreifend) medienbruchfreie Implementierung ALLER kommunalen Verwaltungsverfahren.

13.    Das vorliegende Vorhaben erhöht die Qualität der prozessrelevanten Daten / Informationen. Aufgrund entfallender Redundanzen, besserer Versionenverwaltung, fest definierter Workflows oder anderer Maßnahmen wird erwartet, dass die Qualität von Daten, Informationen oder Produkten steigt.

Wesentlich – Dies ist eines der Kernthemen von Tirol 2.0. Durch die Standardisierung und Optimierung der kommunalen Verfahren und deren laufender Versionierung werden diese schneller, einfacher und richtiger.

14.    Die Fehlerquote wird durch dieses Vorhaben gesenkt (mehr Integrität für Daten und Informationen, weniger Verarbeitungsfehler, besser funktionierende Systeme, bessere Qualitätssicherung).

Wesentlich – Die Fehlerquote sinkt durch die zentrale Wartung und stetige Anpassung an rechtliche und organisatorische Anforderungen, wie auch durch die Vereinheitlichung der einzelnen Verfahren und die damit verbundene Möglichkeit effizienter Schulungsmaßnahmen.

15.    Das vorliegende Vorhaben erhöht die Kundenzufriedenheit (bessere Dienstleistung gegenüber dem Kunden, Senkung der Gebühren / Preise, usw.).

Wesentlich – Die Kundenzufriedenheit steigt vor allem durch wesentlich raschere, transparente und qualitätsvolle Verfahrensabwicklung sowie durch die Möglichkeit, Verfahren rund um die Uhr von zuhause aus anzustoßen und die Erledigungen elektronisch entgegen nehmen zu können.

16.    Das vorliegende Vorhaben verbessert die Umweltverträglichkeit (reduziert Papier- und Energieverbrauch, weniger CO2-Ausstoß, usw.).

Wesentlich – Durch die vollständig elektronische Abwicklung der Verfahren vom Antragsformular bis zur Zustellung der Erledigungsdokumente wird der Papierverbrauch drastisch reduziert. Beim Kunden entfällt das Mobilitätserfordernis des Posttransfers.

17.    Das vorliegende Vorhaben erhöht die Verfügbarkeit der Dienstleistungen (7 x 24 h wird möglich, andere/bessere Öffnungszeiten, einfacherer Zugang, Barrierefreiheit).

Wesentlich – Alle kommunalen Verfahren mit verfügbaren Online-Formularen können rund um die Uhr barrierefrei nach den WCAG-Richtlinien der WAI in Anspruch genommen werden. Alle relevanten Informationen und Auskünfte werden online bereitgestellt. Durch die elektronische Zustellung entfällt außerdem die Notwendigkeit, hinterlegte Schriftstücke beim nächsten Postamt auszulösen.

18.    Das vorliegende Vorhaben vereinfacht den Dienstleistungsprozess und reduziert Hürden für den Kunden (generelle Vereinfachung, es entfallen Prozess-Schritte oder Hierarchiestufen, Barrierefreiheit wird geschaffen).

Wesentlich – Alle Verfahren werden online zugänglich. Die Prozesse werden als Standards auf ihr rechtlich notwendiges Ausmaß reduziert. Die Zuständigkeiten orientieren sich nicht mehr hierarchisch sondern nach den Kriterien der Prozessverantwortung.

19.    Das vorliegende Vorhaben ermöglicht die Wiederverwendung von Daten / Informationen, Dokumenten oder anderen Ressourcen. Die Beschaffung bringt auch für andere Projekte oder Vorhaben Nutzen oder hilft bei der Bewältigung von weiteren Herausforderungen.

Wesentlich – Tirol 2.0 schafft durch einheitliche Datenstandards und Schnittstellen die Voraussetzung, die Kooperation zwischen den Gemeinden sowie mit anderen Behörden und Shared-Service-Centern auf elektronischem Weg wesentlich zu verbessern.

20.    Das vorliegende Vorhaben erhöht die Rechtssicherheit (z.B. durch die Einbindung von digitalen Signaturen oder anderen Authentisierungsmechanismen, juristische Fragen werden in der Qualitätssicherung berücksichtigt).

Wesentlich – Alle standardisierten Verfahren und Dokumente werden laufend an den aktuellen Stand der Rechtslage angepasst. Die durchgängige Verwendung der elektronischen Amtssignatur stellt die Zuordnung der Dokumente zur Behörde, die Bürgerkarte die eindeutige, rechtswirksame Identifikation des Kunden sicher.

21.    Das vorliegende Vorhaben verbessert die Transparenz für die Kunden (z.B. dank Tracking oder Ticketing, Statusmitteilungen oder personalisierte Accounts, verbesserter Informationsplattform oder erhöhter Informationsfrequenz).

Wesentlich – Alle kommunalen Verfahren werden öffentlich vollkommen transparent dargestellt. Die verfahrensrelevanten Informationen für den Kunden werden zentral gewartet und laufend aktualisiert.

22.    Das vorliegende Vorhaben erhöht die allgemeine Sicherheit (bessere Daten- und Informationssicherheit, besserer Infrastruktur-/Ressourcenschutz).

Wesentlich – Alle Online-Formulare werden zentral gehostet und gewartet. Durch die Möglichkeit, den ELAK und das Archiv im ASP-Betrieb zu nutzen, erschließen sich für die Gemeinden die hohen Sicherheitsstandards eines professionellen Rechenzentrums.

Tirol2.0-Modul www.buergermeldungen.com

Das Portal bietet Gemeindebürgern eine einfache und hocheffiziente Möglichkeit, Mängel im öffentlichen Raum zu melden.

Die Informationen werden unmittelbar an die zuständige Stelle in der Gemeinde weitergeleitet und kan n so extrem rasch und unbürkratisch bearbeitet werden.

Prok. Pepi Ortner, Kufgem, und Markus Gwiggner, styleflasher, nehmen den eAward 2011 entgegen

Die Meldungen, die auch per iPhone oder Android-Handy direkt vor Ort erfasst werden können, sind sowohl von den Bürgern als auch von Gemeindemitarbeitern und -verantwortlichen kommentierbar und dienen so einer raschen und direkten Kommunikation zwischen den Bürgern und ihrer Gemeinde.

Die Bürgermeldungen wurden von der Firma styleflasher entwickelt und betreut und im Rahmen von Tirol 2.0 durch den Gemeinde-IT-Dienstleister Kufgem vertrieben und in den Teilnehmergemeinden implementiert.

Als geistiger Vater dieses erfolgreichen Moduls bin ich sehr stolz auf diese hohe Auszeichnung.

Die Bürgermeldungen gibt es übrigens auch für Nicht-Tirol2.0-Gemeinden. Anfragen gerne an mich.

Arno Abler
CommunalConsult Tirol

Ich freue mich, die Freischaltung des Tirol2.0-Wiki unter der Domain tirol20.communalconsult.at bekanntgeben zu dürfen.

Das kommunale Tiroler eGovernment-Projekt “Tirol 2.0″ verfolgt die Einführung einer vollständigen, durchgängigen, medienbruchfreien eGovernment-Infrastruktur in allen Tiroler Gemeinden bis 2013 und stellt zu diesem Zweck auf Basis eines kommunalen Leistungskatalogs auch nach und nach alle Gemeinde-Verwaltungsverfahren mit den dazugehörigen Dokumenten als Standards für die elektronisch unterstützte praktische Arbeit in den Gemeindestuben bereit.

Das Projekt, das im Oktober 2010 gestartet wurde, geht nach einer einjährigen Pilotphase mit 20 Tiroler Gemeinden verschiedener Größenklassen nun in seine Phase II, in der neben der individuellen Einführung von eGovernment in den nunmehr 41 Tiroler Teilnehmergemeinden die kommunale Zusammenarbeit durch Spezialisierung und Shared Services sowie der behördenübergreifende Datenaustausch durch Vernetzung von Prozessketten zwischen den Gemeinden und den Landesbehörden im Vordergrund stehen.

Auf dem Tirol2.0-Wiki werden die im Rahmen des Projekts gemeinsam mit den Teilnehmergemeinden erarbeiteten Standards sukzessive veröffentlicht und laufend aktualisiert. Derzeit finden sich dort die in der Pilotphase erarbeiteten ersten 10 kommunalen Leistungen mit den dazugehörigen Prozessdefinitionen, Formularbeschreibungen und Erledigungsdokumenten als empfohlene Standards, die derzeit in die IT-Umgebung der Teilnehmergemeinden eingepflegt werden.

Das Tirol2.0-Wiki wird ab sofort laufend weiterentwickelt und soll unter anderem auch als kommunale Wissensplattform ausgebaut werden, die den Gemeinden zum Erfahrungsaustausch und zur einschlägigen Informationsbeschaffung dient. Alle Inhalte des Wiki stehen unter der Creative-Commons-Lizenz CC-by-sa 3.0. Eine Registrierung für die aktive Gestaltung von Beiträgen aus dem kommunalen Bereich wird in Kürze möglich sein.

Das semantische Wiki entstand mit technischer Unterstützung durch Mag. Bernhard Krabina vom KDZ als Portal für “Tirol 2.0″ und wurde im Rahmen der Auftaktveranstaltung der Phase II des Projekts am 3. November den Teilnehmergemeinden erstmals vorgestellt. Das vom Land Tirol und dem Tiroler Gemeindeverband getragene Projekt “Tirol 2.0″ hat damit einen weiteren Meilenstein auf seinem ambitionierten Weg zu professionellem und effizientem eGovernment auf Gemeindeebene erreicht.

Arno Abler
CommunalConsult Tirol

Die Umfrage hat aufgrund des extrem geringen Samples keine statistische Relevanz und ist vor diesem Hintergrund lediglich als grobes Meinungsbild und als Grundlage für die Fokussierung künftiger Schwerpunkte zu sehen.

Die wesentlichen Ergebnisse der Umfrage werden im Folgenden dargestellt:

Beurteilung der Projektziele

Elektronischer Behördenaustausch, einheitliche eGovernment-Infrastruktur und die Standardisierung der Online-Formulare werden als besonders wichtig angesehen, aber alle Projektziele betrachtet man als sinnvoll.

Umsetzung der eGovernment-Module

Die bisherige Umsetzung in den Gemeinden ist sehr heterogen. Allerdings sind einige Module wie der zentrale Formularserver und die Duale Zustellung erst in Kürze verfügbar. In fast allen Gemeinden ist jedenfalls der vollständige Einsatz der verfügbaren Module geplant.

Interesse am Einsatz weiterer eGovernment-Werkzeuge

Der Einsatz von eGovernment-Werkzeugen außerhalb der Kerninfrastruktur stößt auf geteiltes Interesse. Nur die kommunale Wissensplattform und ein regelmäßiger Newsletter werden von mehr als zwei Drittel der Pilotgmeinden mit Interesse erwartet.

Nützlichkeit der bisher erstellten Standards

Bis auf die Abwicklung von Urlaubsanträgen, dem einzigen rein internen Verfahren, werden alle in der Pilotphase standardisierten Kommunalverfahren als sehr nützlich bewertet.

Sinnhaftigkeit von Gemeindekooperationen

Die kommunale Zusammenarbeit ist erwartungsgemäß ein heißes Eisen. Die Pilotgemeinden könenn sich diese vor allem im Beschaffungswesen, der Betreuung von kommunalen Immobilien und im Bereich der IT vorstellen.

Der wohl gravierendste Medienbruch in Behördenverfahren tritt trotz perfekt abgestimmter elektronischer Aktenführung und optimal gestalteten Schnittstellen zu Online-Formularen und Fachanwendungen traditionell dann auf, wenn am Ende des im ELAK vollständig abgewickelten Verfahrens das jeweilige Erledigungsdokument ausgedruckt, kuvertiert, frankiert und per Post an den Empfänger expediert werden muss. Dieses Problem war den Köchen des österreichischen eGovernment-Konzepts von Anfang an bewusst und führte letztendlich zur genialen und europaweit einzigartigen Einrichtung der Dualen Zustellung, die in Kürze auch in den Tirol2.0-Gemeinden eingesetzt wird.

Das Hauptaugenmerk liegt dabei natürlich auf jenen kostenintensiven Sendungen, die die Behörde aufgrund daran geknüpfter Rechtsfolgen jedenfalls nachweislich (RSa bzw. RSb) zustellen muss, was bisher nur durch physische Unterschrift auf einem Rückschein möglich war. Durch den Einsatz der österreichischen Bürgerkarte funktioniert das aber nun im Wege der Dualen Zustellung auch bequem am heimischen PC, sofern man sich ein kostenloses Zustellpostfach bei www.meinbrief.at oder www.brz-zustelldienst.at eingerichtet hat.

Das Prinzip ist ganz einfach! Die Behörde sendet das Erledigungsdokument elektronisch an einen spezialisierten Zustelldienst, der die Zustellung in folgender Reihenfolge wenn möglich papierlos abzuwickeln versucht:

1. Über einen zentralen Zustellkopf wird geprüft, ob der Adressat über ein offizielles Zustellpostfach verfügt. Ist dies der Fall wird das Dokument dort elektronisch hinterlegt, der Adressat darüber per eMail verständigt und bei Aufruf des Dokuments automatisch ein elektronischer Rückschein an den Absender versandt, der die Voraussetzungen der Nachweispflicht laut Zustellgesetz vollständig erfüllt.
2. Verfügt der Adressat noch nicht über ein solches Zustellpostfach, das für den Empfänger vollkommen kostenlos ist, wird das Dokument, falls kein Zustellnachweis erforderlich ist und eine gültige eMail-Adresse vorliegt, als Registered Mail übermittelt.
3. Bei nachweislicher Zustellung ohne Zustellpostfach und bei Fehlen einer eMail-Adresse wird das Dokument über eine Druckstraße zentral ausgedruckt und auf herkömmlichem Weg postalisch zugestellt.

Leicht einzusehen, dass die Ämter ein unmittelbares Interesse haben, die Quote der Zustellpostfächer ihrer Kunden rasch und wirksam zu steigern und in Eichhörnchenmanier die eMail-Adressen ihrer Bürgerinnen und Bürger zu sammeln, sparen sie sich doch durch die vollelektronische Zustellung sehr viel Geld.

Aber auch der Empfänger hat normalerweise erhebliche Vorteile: Jeder weiß wohl aus eigener Erfahrung, wie lästig es sein kann, wenn man nach einem anstrengenden Arbeitstag nach Hause kommt und dann im Postkasten einen gelben Zettel mit dem Hinweis vorfindet, dass ein behördliches Schriftstück leider nicht persönlich übergeben werden konnte und man dieses in den nächsten Tagen beim – im ländlichen Raum oft recht abgelegenen – nächsten Postamt abholen soll. Dafür muss man sich dann möglicherweise extra frei nehmen.

Wie schön, wenn man es sich jetzt stattdessen am Abend oder am Wochenende in Ruhe vor seinem PC gemütlich machen und – wie man selbstverständlich auch täglich den Postkasten checkt – völlig stressfrei eMails und elektronische Zustellungen entgegennehmen kann.

Voraussetzung für ein kostenloses Zustellpostfach ist jedoch die – ebenfalls kostenlose – Aktivierung der Bürgerkarte entweder auf der eCard oder auf dem Handy, weil nur diese die eigenhändige Unterschrift ersetzen kann.

Im Rahmen des Projekts “Tirol 2.0″ haben wir uns daher als Ziel gesetzt, dass in jeder Teilnehmergemeinde die Freischaltung der Bürgerkarte mit Unterstützung bei der Einrichtung eines Zustellpostfachs angeboten wird. Frei nach Neil Armstrong: Ein kleiner Aufwand von fünf Minuten – ein großer Vorteil für alle Zukunft.

Dazu bilden wir in Zusammenarbeit mit dem Bundeskanzleramt etwa halbjährlich so genannte Registration Officers (RO) aus, die danach befähigt und berechtigt sind, selber die Bürgerkarte für ihre Gemeindekunden zu aktivieren. Die Tirol2.0-Gemeinden Assling, Bad Häring, Brixlegg, Flaurling, Hall, Kaunertal, Kramsach, Kufstein, Lienz, Mils, Obertilliach, Reith bei Seefeld, Telfs, Tux und Untertilliach bieten diesen einmaligen Bürgerservice bereits an und sparen damit sich und ihren Bürgern Zeit und Geld.

Die Bürgerkarte können Sie sich übrigens ganz bequem auch hier aktivieren lassen. Klicken Sie doch einfach mal drauf

Arno Abler
CommunalConsult Tirol

Die Pioniere sind angekommen, haben ihre ersten Erfahrungen hinter sich und beginnen nun, sich auf einen normalen Alltag unter den neuen Bedingungen der elektronischen Verwaltung einzurichten. Jetzt ist die Zeit der First Follower gekommen, jener Gemeinden, die am Aufbau der neuen Ordnung ebenfalls aktiv mitgestalten wollen, die sich rechtzeitig orientieren und ihre Möglichkeiten und Chancen abstecken möchten, bevor unweigerlich der große Run beginnt und alle Übrigen sich auch ihren Platz in der vernetzten, hocheffizienten Verwaltungswelt sichern wollen.

Diese zweite Phase der Tiroler Reise ins kommunale eGovernment beginnt nun mit Oktober. Die ersten zehn Gemeindeverfahren wurden bereits in der Phase I mit Formularen und Erledigungsdokumenten vollständig standardisiert. Sie sind nun einsetzbar und werden in den beteiligten Gemeindeämtern nach einer gewissen Einarbeitungszeit erheblich Zeit und Geld sparen. Jetzt gilt es, gemeinsam mit den Neuankömmlingen in der Phase II diesen Weg weiterzugehen und nach und nach alle relevanten Verwaltungsprozesse auf die bewährte Weise abzubilden und als Empfehlungen für die Praxis in den kommunalen eGovernment-Frameworks einzurichten.

Gleichzeitig werden im zweiten Jahr der Initiative erste Erfahrungen mit elektronischer, behördenübergreifender Kooperation gesammelt – zwischen den Gemeinden und den betroffenen Landesbehörden wie auch zwischen den Gemeinden untereinander. Das wird nach der Einführung der individuellen elektronischen Verwaltungsinfrastruktur in den einzelnen Gemeinden ein weiterer Riesenschritt zu mehr Effizienz und Effektivität in den Tiroler Rathäusern sein.

Die Zusammenarbeit von Gemeinden im Backoffice-Bereich (z.B. im Facility-Management, beim Beschaffungswesen oder bei Sachverständigengutachten) ist erst durch eGovernment überhaupt sinnvoll möglich und wird den Kommunen in Zukunft helfen, deutlich Ressourcen zu sparen.

Gleich dem verheißungsvollen Ziel, für das die Pioniere vergangener Zeiten keine Mühen scheuten und nicht ruhten, bis sie es erreicht und in ihrem Sinne gestaltet hatten, steht auch die moderne elektronische Verwaltung am Ende einer oftmals sicher auch beschwerlichen Reise, die sich aber allemal lohnen wird.

Arno Abler
CommunalConsult Tirol

Vor allem gilt das dort, wo man sich durch gezielte finanzielle Entlastung seiner Kunden einen Anreiz auf weitere Umsätze oder auf Kosteneinsparungen in der eigenen Administration erwarten kann. Ein aktuelles Beispiel dafür ist die österreichische Verwaltung und das Zukunftskonzept eGovernment.

Verwaltung wie Politik sind sich einig, dass eine rasche intensive Nutzung von Online-Formularen durch die Kunden (Bürger, Unternehmen, Vereine, etc.) drastische Einsparungen und Verbesserungen im Verwaltungsablauf mit sich bringen würde. Die elektronisch übermittelten Daten sind aktuell, weitestgehend richtig und vollständig und können in den Fachanwendungen der Behörden ohne händische Übernahme sofort medienbruchfrei weiterberarbeitet werden. Am Ende der Verfahren stehen diese Daten auch für die automationsunterstützte Erstellung der Erledigungsdokumente (Bescheide, Mitteilungen, Verfahrensverfügungen, etc.) zur Verfügung, die dann zusätzlich auch noch elektronisch an den Antragsteller übermittelt werden können.

Dieses Szenario ist allgemeiner Konsens und Ziel aller staatlichen eGovernment-Anstrengungen. Aber dafür muss man auch die Rahmenbedingungen richtig setzen. Um die Kunden von der seit K.u.K.-Zeiten gewohnten Papierform auf die neuen, gewöhnungsbedürftigen Formulare im Internet heran zu führen, benötigt es Anreize, am besten in finanzieller Form. Ein solcher drängt sich im Bereich der aktuellen Gebühren für behördliche Anbringen geradezu auf.

Derzeit muss man für einen beliebigen Antrag € 14,30 an Bundesgebühr entrichten, zzgl. € 3,90 pro Bogen allfälliger Beilagen. Wenn man die Intention dieser Abgaben betrachtet, so wird deren Erfindern wohl ursprünglich der Gedanke einer Kostenabgeltung für die Bearbeitung der Eingaben vorgeschwebt haben, ist doch die Übernahme bzw. Erfassung der Formularinhalte und die Ausfertigung von verfahrensrelevanten Schriftstücken tatsächlich eine Menge Arbeit. Wenn diese aber durch die Einbringung auf anderen Wegen fast vollständig wegfällt, ist es zumindest diskutierenswert, dafür keine oder zumindest geringere Kosten vorzuschreiben.

Möchte man die Nutzerintensität dieser neuen Zugangsart aber möglichst rasch erhöhen, um die daraus resultierenden Vorteile genießen zu können, ist diese finanzielle Anpassung an neue Rahmenbedingungen keine denkbare Variante mehr sondern ein vorrangiges Gebot der Stunde.

Mit der Einführung des eGovernment-Gesetzes wurde für die Zeit vom 1. März 2004 bis 31. Dezember 2006 genau diese sinnvolle Gebührenausnahme bereits gesetzlich festgelegt. Hut ab, mutiger Schritt, aber leider zu früh und viel zu kurz! Zu dieser Zeit gab es in Österreich noch kaum Online-Formulare und die Bevölkerung konnte mit dem Begriff eGovernment noch wenig anfangen. Die damalige Ausnahme wird somit wohl weitgehend unter die Kategorie „totes Recht“ gefallen sein.

Wenn man das Ziel einer österreichischen Verwaltungsreform auf Basis der elektronischen Verwaltung wirklich ernst nimmt, muss man diese Anreize unbedingt wieder einführen und die Frau Finanzministerin kurzfristig auf ein paar schnelle Einnahmen verzichten, dies aber ohnehin nur dann, wenn der Zweck auch erfüllt, nämlich das Angebot der Online-Formulare breit angenommen wird, dadurch aber gleichzeitig die Verwaltungskosten sinken (sehr gut für den Finanzausgleich) und nebenbei neue interessante Wirtschaftsimpulse gesetzt werden. Der Saldo für das Unternehmen Staat ist auf jeden Fall positiv, ist doch die Ersparnis in der Amtsstube bei jedem einzelnen Verfahren allemal wesentlich höher als die erlassene Gebühr.

Immerhin bietet man ja auch die Nutzung der wirklich großartigen österreichischen Bürgerkarte auf eCard oder Handy durch erhebliche staatliche Unterstützung völlig zu Recht kostenlos an und schafft damit einen Anreiz zu deren Aktivierung. Um sie aber in der Praxis im Sinne der Behörden auch intensiv zu nutzen, braucht es neben konkreten Nutzungsmöglichkeiten wie eben Online-Formulare weitere Anstöße der oben vorgeschlagenen Art. Derzeit erscheint das System etwa wie der Versuch, mit einem Stück Seil Billard zu spielen.

Liebe Maria Fekter, greif dir den Queue und gib der heimischen Verwaltung einen tüchtigen Anstoß mit viel Effet, die österreichische Verwaltung, deren Kunden (das sind wir alle) und die nächsten Staatsbudgets werden es dir danken.

Arno Abler
CommunalConsult Tirol

Daher gab man ihr den Namen Babel, weil der HERR daselbst die Sprache der ganzen Welt verwirrte und sie von dannen über die ganze Erde zerstreute. (1. Mose 11.9)

Was Gott den anmaßenden Babyloniern einst angetan hat, um ihre blasphemischen himmelstrebenden Turmbaupläne zu vereiteln, ist in der kommunalen Verwaltung heute ein rechtes Ärgernis. Aus überkommener Tradition heraus sind dort nicht nur die Formulare für die diversen Verwaltungsverfahren höchst unterschiedlich sondern werden vor allem auch die zahlreichen Erledigungen am anderen Ende der Verfahrensprozesse in den buntesten „Amtssprachen“ abgefasst.

Die Bescheide, Zustimmungs- und Ablehnungserklärungen, Verfahrensverfügungen, Mitteilungen und Merkblätter, die am Ende fast jeden Verfahrens die Gemeindestuben in Richtung Bürger verlassen, könnten babylonischer kaum sein. Interne Überlieferungen, wechselnde Mitarbeiter, persönliche Vorlieben oder anlassbezogene Adaptierungen haben in den Gemeinden im Zuge einer dynamischen Verwaltungsevolution über Jahrzehnte eine Dokumentendiversität entstehen lassen, wie man sie sich in der Natur nur wünschen würde.

Natürlich ist jede Gemeinde stets bemüht, ihre Ausgangsdokumente im Rahmen ihrer autonomen Verantwortung möglichst rechtskonform zu gestalten, aber die imposante Quote an Bescheiden, die im Berufungsfall aus formellen Gründen aufgehoben werden, zeichnet ein deutliches Bild davon, wie schwer es ist, all die unterschiedlichen Schriftsätze immer am aktuellen Rechtsstand zu halten und mit allen geforderten Inhalten zu versehen.

Jedes Verfahren hat maximal ein Formular, durch das es von außen angestoßen wird, aber am anderen Ende meist diverse Erledigungsdokumente für jede Variante, in die sich der Verfahrensverlauf entwickeln kann. So gibt es zum Beispiel im Verfahren der Veranstaltungsanmeldung gemäß dem Tiroler Veranstaltungsgesetz abgesehen von dem Mängelbehebungs- bzw. Ergänzungsauftrag bei fehlenden oder falschen Eingangsdaten, der in jedem Verwaltungsverfahren vorkommen kann, einen Auskunftsbescheid, ob die Veranstaltung überhaupt anmeldepflichtig ist, eine Nichtuntersagungsbescheinigung als formelle Genehmigung, einen Untersagungsbescheid als dessen Gegenteil, einen Auflagenbescheid zur Vorschreibung zu erfüllender Rahmenbedingungen, einen Kostenbescheid zur Gebührenvorschreibung und ein hoffentlich einigermaßen verständliches Merkblatt.

Höchste Zeit also, die kommunale Mottenkiste zu entstauben und die Erledigungen der zahlreichen Gemeindeverfahren dem aktuellen Rechtsstand entsprechend zu überprüfen, zu adaptieren und zu standardisieren.

Die zahlreichen den Kommunen dadurch entstehenden Vorteile veranlassen zu der stirngerunzelten Frage, wieso das nicht schon längst passiert ist, ist doch die individuelle textliche Ausgestaltung behördlicher Korrespondenz kaum als erstrebenswertes Alleinstellungsmerkmal zur kommunalen Profilierung geeignet. Im Gegenteil: Bescheide, die wegen Verweises auf eine veraltete Rechtsnorm oder durch das Fehlen eines wichtigen Bestandteils aufgehoben werden, sind lästiger Sand im Getriebe ohnehin stark belasteter Gemeindebehörden.

Die Standardisierung und zentrale Betreuung dieser Dokumente bringt nun folgende klare Verbesserungen:

• Alle Erledigungen werden nach und nach rechtlich und organisatorisch abgestimmt.
• Bescheidaufhebungen aus formalen Gründen und daraus resultierende Wiederholung der Verfahren werden erheblich reduziert, was Ressourcen und Zeit spart.
• Die Erledigungsdokumente werden danach zentral überwacht sowie bei Bedarf aktualisiert und entsprechen daher zeitnah stets dem aktuellen Rechtsstand.
• Die mehr oder weniger regelmäßige Notwendigkeit der Überprüfung von Erledigungen in 279 Tiroler Gemeinden entfällt und weicht einer zentralen Evaluierung und Servicierung sämtlicher Dokumente. Daraus folgt eine weitere erhebliche Zeit- und Kostenersparnis.
• Die Standarderledigungen entsprechen in hohem Ausmaß stets den rechtlichen Anforderungen.
• Die Kunden(Bürger)freundlichkeit der Verfahrensabwicklung steigt drastisch, weil auf Wiedererkennung, klare Strukturierung, einheitliche Darstellung und verständliche Formulierung geachtet wird.
• Die in den Standards verwendeten Variablen ermöglichen die automatische Befüllung mit den verfahrensrelevanten Daten über den ELAK, Vermeidung von Eingabefehlern und Beseitigung von Medienbrüchen.
• Alle Dokumente können sehr einfach amtssigniert und elektronisch über die Duale Zustellung versendet werden. Auch hier werden massive Einsparungs- und Effizienzsteigerungspotenziale lukriert.
• Durch die einheitliche Verwendung von Erledigungsdokumenten wird die Vernetzung von Prozessketten zwischen unterschiedlichen Gemeinden eröffnet und dadurch die Einrichtung von Shared-Service-Centers oder die Spezialisierung einzelner Kommunen erstmals ermöglicht.

Bei all diesen Vereinheitlichungsbestrebungen werden natürlich die sachlichen Bescheidinhalte nicht berührt und der Ermessensspielraum der Gemeinden in keiner Weise eingeschränkt.

In der Pilotphase des Projekts „Tirol 2.0“ haben die Pilotgemeinden die Erledigungen von 10 ersten Prozessen standardisiert. Bereits jetzt ist dadurch eine deutliche Entlastung der Kommunalbehörden erkennbar. Schritt für Schritt werden in nächster Zeit weitere Verfahren gestrafft, Formulare definiert und Erledigungssets standardisiert. Und nachdem wir dabei keinen Turm zum Himmel bauen, sondern in hehrer Absicht die Arbeit in den Gemeinden vereinfachen und verbessern wollen, wird uns auch das göttliche Wohlwollen sicher sein und eine neuerliche Sprachverwirrung erspart bleiben.

Arno Abler
CommunalConsult Tirol

Wohlgemerkt: Gemeindefusionen können durchaus sinnvoll sein. Dort, wo Kleinststrukturen auch nach allen erdenklichen Effizienzsteigerungsmaßnahmen niemals vernünftig wirtschaftlich arbeiten können, und dort, wo die Bevölkerung das ausdrücklich will.

Aber Gemeinden mit Gewalt zusammenzulegen bedeutet in vielen Fällen, ihre historische Identität zu zerstören, das Selbstverständnis der ansässigen Bevölkerung, das sich zu einem hohen Grad an „ihrer“ Gemeinde orientiert, mit einem Streich zu vernichten. Nicht zu vergessen dabei: Ein sehr hohes Maß an freiwilligem sozialem Engagement hängt nachweislich an dieser Identität. Das wird in die kameralistischen Einsparungsprognosen selten mit eingerechnet.

Eine Gemeinde kann man sich durchaus wie eine große Familie vorstellen, die als gewachsenes soziales System in einem dynamischen Gleichgewicht steht und in der es ein ausgewogenes Rollen- und Zielspektrum gibt. Niemandem würde es wohl einfallen, zwei benachbarte Familien, auch wenn sie gut befreundet sind, gewaltsam zusammenzulegen, indem man einfach die Trennwand ihrer Wohnungen entfernt. Wozu auch? Die Kosten blieben dabei schließlich gleich, die sozialen Strukturen würden jedoch extrem belastet und enorme Spannungen, Streit und Aggressionen mit einer massiven Verschlechterung der Lebensqualität wären vorprogrammiert.

Wie? Mein Vergleich hinkt, weil man bei einer Gemeindefusion doch Einsparungen erzielt? Welche denn? Kommunale Bauhöfe und Verwaltungen zusammenzulegen würde wohl Kostendegressionen bringen. Dafür ist aber eine Auflösung der Rechtsträger nicht notwendig. Durch eine durchgängige elektronische Verwaltung (eGovernment) auf Basis effizienter, standardisierter Prozesse, wie wir es in Tirol mit dem Projekt “Tirol 2.0” machen,  ist es heute ohne weiteres möglich, all diese Synergien voll zu erschließen, ohne physische Organisationen zu vernichten. Hocheffektive Gemeindekooperationen spannen heute einen Bogen von einfachen Beschaffungsgemeinschaften über Shared Services bis zur kompletten virtuellen Integration mehrerer Gemeindeverwaltungen, die durchaus auch weiterhin auf mehrere Standorte verteilt sein können. Alle denkbaren Einsparungen sind nutzbar, OHNE die kommunalen Rechtsträger aufzulösen. Gemeindemitarbeiter einfach zu entlassen, ist ohnehin in der Praxis kaum möglich und natürliche Abgänge zur Reduktion des Personalstands zu nutzen, gelingt genauso gut oder schlecht durch kluge Verwaltungskooperationen. In all diesen Bereichen könnten die Landesregierungen sinnvoll Druck ausüben.

Von Verwaltungswissenschaftlern wird bei konsequenter Umsetzung ein konkretes Einsparungspotenzial bei den Gemeinden von rund 20 % der gesamten Verwaltungskosten geortet. Wäre es nicht das gelindere Mittel, vorerst diese 20 % zu lukrieren und erst dann, wenn das  nicht ausreicht, die Pferde scheu zu machen?

Zugegeben: Auf die harte Tour spart man sich tatsächlich zusätzlich die Gage von ein paar Bürgermeistern, die dann allerdings auch als lokale Kümmerer wegfallen. Das nennt man dann aber eben „das Kind mit dem Bad ausschütten“.

Arno Abler
CommunalConsult Tirol

Viele Gründe sprechen dafür, auf kommunaler Ebene endlich näher zusammenzurücken. Die finanzielle Decke wird immer dünner, sind doch nach Aussagen am jüngst in Kitzbühel abgehaltenen Österr. Gemeindetag bereits 7 von 10 Gemeinden überschuldet. Die Ausgaben steigen seit Jahren rascher als die dafür zur Verfügung stehenden Einnahmen. Die lokalen Aufgaben nehmen – an der Spitze das Gesundheits- und Pflegewesen – aufgrund demografischer Veränderungen unserer Gesellschaft dramatisch zu. Die Gemeindekunden (Wirtschaft, Bürger, NPOs) fordern von „ihrer“ Verwaltung zu Recht immer mehr Transparenz, Effizienz, Qualität und Service.

Bedingt durch die nunmehr mögliche elektronische Verwaltungsabwicklung und die daraus folgende horizontale Ausrichtung auf Verfahrensprozesse und behördenübergreifende Prozessketten ändern sich die Rahmenbedingungen in den Gemeindestuben derzeit rasanter und tiefgreifender als mit dem Ende der K.u.K.-Monarchie. Jetzt ist es erstmals möglich, Verwaltungsleistungen auszulagern, zu bündeln oder durch Spezialisierung gemeindeübergreifend anzubieten. Die durch entstehenden Skaleneffekte und Fixkostendegressionen lassen erstmals realistisch auf eine echte Lösung des kommunalen Finanzdilemmas hoffen.

Warum sollten nicht – ähnlich der in Tirol kürzlich eingerichteten GemNova-Beschaffungsplattform – auch Bereiche wie die IT-Verwaltung, die Personalverrechnung, Bauhofleistungen, Hoch- und Tiefbaubegleitung oder die Immobilien-Verwaltung im Rahmen eines Shared-Service-Centers für mehrere Gemeinden konzentriert werden? Nichts spricht dagegen, dass ein topausgebildeter Facility-Manager die Feuerwehrhäuser, Kindergärten und Volksschulen mehrerer Gemeinden professionell zentral betreut, solange das im Rahmen der individuellen kommunalen Verantwortung durch Vernetzung interner Prozessketten und mit standardisierten Verfahren und Dokumenten geschieht.

Allerdings sind dafür einige Hürden zu bewältigen. Neben den rechtlichen Voraussetzungen, die derzeit Dank des Bundesrats geschaffen werden, braucht es auch eine Akzeptanz dieser drastischen Veränderungen in den Köpfen der betroffenen Mitarbeiter. Der Pardigmenwechsel von der bisherigen vertikalen Zuständigkeitskultur zur horizontalen, kundenorientierten Leistungsverantwortung erschüttert das Weltbild des Gemeindebeamten in seinen Grundfesten. Peter Klinger hat dazu einen äußerst empfehlenswerten Kommentar auf government2020 verfasst. Hier können Change-Manager wirklich zeigen, was sie gelernt haben.

Aber es lohnt sich!

Denn am Ende der Reise werden sich nicht nur die kommunalen Säckelwarte über geringer werdenden Kostendruck und Kommunalpolitiker über die Beseitigung des Damoklesschwerts „Gemeindefusion“ freuen können. Viel mehr wird die lokale Verwaltung auf ein höheres Qualitätsniveau gelangen und die Effektivität der Verwaltungsdienstleistungen in Städten und Gemeinden drastisch steigen. Die Einbeziehung der „Kunden“ steigert die Zufriedenheit und die demokratische Qualität unserer Gesellschaft. Packen wir’s also an – die Zeit ist bereits überreif!

Arno Abler
CommunalConsult Tirol