Tirol 2.0 beginnt Phase II

Publiziert am 11. September 2011 von Arno Abler

(AA) Mit Ende September 2011 wird die erste Phase des Projekts „Tirol 2.0“ abgeschlossen sein. 20 Tiroler Städte und Gemeinden sind vor einem Jahr auf die Reise in das verheißene Land des eGovernment aufgebrochen, haben begonnen, sich in ihrer neuen Umgebung einzurichten, und gemeinsam neue Arbeitsgrundlagen erstellt. Man fühlt sich ein wenig an Zeiten erinnert, als ein paar einsame Schiffe voller mutiger Abenteurer über den Ozean nach Westen aufbrachen, um unbekanntes Land zu erschließen und den Grundstein für eine neue Welt zu legen.

Die Pioniere sind angekommen, haben ihre ersten Erfahrungen hinter sich und beginnen nun, sich auf einen normalen Alltag unter den neuen Bedingungen der elektronischen Verwaltung einzurichten. Jetzt ist die Zeit der First Follower gekommen, jener Gemeinden, die am Aufbau der neuen Ordnung ebenfalls aktiv mitgestalten wollen, die sich rechtzeitig orientieren und ihre Möglichkeiten und Chancen abstecken möchten, bevor unweigerlich der große Run beginnt und alle Übrigen sich auch ihren Platz in der vernetzten, hocheffizienten Verwaltungswelt sichern wollen.

Diese zweite Phase der Tiroler Reise ins kommunale eGovernment beginnt nun mit Oktober. Die ersten zehn Gemeindeverfahren wurden bereits in der Phase I mit Formularen und Erledigungsdokumenten vollständig standardisiert. Sie sind nun einsetzbar und werden in den beteiligten Gemeindeämtern nach einer gewissen Einarbeitungszeit erheblich Zeit und Geld sparen. Jetzt gilt es, gemeinsam mit den Neuankömmlingen in der Phase II diesen Weg weiterzugehen und nach und nach alle relevanten Verwaltungsprozesse auf die bewährte Weise abzubilden und als Empfehlungen für die Praxis in den kommunalen eGovernment-Frameworks einzurichten.

Gleichzeitig werden im zweiten Jahr der Initiative erste Erfahrungen mit elektronischer, behördenübergreifender Kooperation gesammelt – zwischen den Gemeinden und den betroffenen Landesbehörden wie auch zwischen den Gemeinden untereinander. Das wird nach der Einführung der individuellen elektronischen Verwaltungsinfrastruktur in den einzelnen Gemeinden ein weiterer Riesenschritt zu mehr Effizienz und Effektivität in den Tiroler Rathäusern sein.

Die Zusammenarbeit von Gemeinden im Backoffice-Bereich (z.B. im Facility-Management, beim Beschaffungswesen oder bei Sachverständigengutachten) ist erst durch eGovernment überhaupt sinnvoll möglich und wird den Kommunen in Zukunft helfen, deutlich Ressourcen zu sparen.

Gleich dem verheißungsvollen Ziel, für das die Pioniere vergangener Zeiten keine Mühen scheuten und nicht ruhten, bis sie es erreicht und in ihrem Sinne gestaltet hatten, steht auch die moderne elektronische Verwaltung am Ende einer oftmals sicher auch beschwerlichen Reise, die sich aber allemal lohnen wird.

Arno Abler
CommunalConsult Tirol

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Warum es für Österreichs Finanzministerin klug wäre, auf Gebühren zu verzichten

Publiziert am 21. August 2011 von Arno Abler

Auf den ersten Blick scheint es stets sinnvoll, zu kassieren, wenn es zusteht, schließlich hat man ja nichts zu verschenken, aber es lohnt sich oft ein differenzierter zweiter Blick. Gelegentlich bringt der Verzicht auf eine Einnahme vergleichbar einer Investition wesentlich mehr durch die Hintertür herein als man vorneweg großzügig abschreibt.

Vor allem gilt das dort, wo man sich durch gezielte finanzielle Entlastung seiner Kunden einen Anreiz auf weitere Umsätze oder auf Kosteneinsparungen in der eigenen Administration erwarten kann. Ein aktuelles Beispiel dafür ist die österreichische Verwaltung und das Zukunftskonzept eGovernment.

Verwaltung wie Politik sind sich einig, dass eine rasche intensive Nutzung von Online-Formularen durch die Kunden (Bürger, Unternehmen, Vereine, etc.) drastische Einsparungen und Verbesserungen im Verwaltungsablauf mit sich bringen würde. Die elektronisch übermittelten Daten sind aktuell, weitestgehend richtig und vollständig und können in den Fachanwendungen der Behörden ohne händische Übernahme sofort medienbruchfrei weiterberarbeitet werden. Am Ende der Verfahren stehen diese Daten auch für die automationsunterstützte Erstellung der Erledigungsdokumente (Bescheide, Mitteilungen, Verfahrensverfügungen, etc.) zur Verfügung, die dann zusätzlich auch noch elektronisch an den Antragsteller übermittelt werden können.

Dieses Szenario ist allgemeiner Konsens und Ziel aller staatlichen eGovernment-Anstrengungen. Aber dafür muss man auch die Rahmenbedingungen richtig setzen. Um die Kunden von der seit K.u.K.-Zeiten gewohnten Papierform auf die neuen, gewöhnungsbedürftigen Formulare im Internet heran zu führen, benötigt es Anreize, am besten in finanzieller Form. Ein solcher drängt sich im Bereich der aktuellen Gebühren für behördliche Anbringen geradezu auf.

Derzeit muss man für einen beliebigen Antrag € 14,30 an Bundesgebühr entrichten, zzgl. € 3,90 pro Bogen allfälliger Beilagen. Wenn man die Intention dieser Abgaben betrachtet, so wird deren Erfindern wohl ursprünglich der Gedanke einer Kostenabgeltung für die Bearbeitung der Eingaben vorgeschwebt haben, ist doch die Übernahme bzw. Erfassung der Formularinhalte und die Ausfertigung von verfahrensrelevanten Schriftstücken tatsächlich eine Menge Arbeit. Wenn diese aber durch die Einbringung auf anderen Wegen fast vollständig wegfällt, ist es zumindest diskutierenswert, dafür keine oder zumindest geringere Kosten vorzuschreiben.

Möchte man die Nutzerintensität dieser neuen Zugangsart aber möglichst rasch erhöhen, um die daraus resultierenden Vorteile genießen zu können, ist diese finanzielle Anpassung an neue Rahmenbedingungen keine denkbare Variante mehr sondern ein vorrangiges Gebot der Stunde.

Mit der Einführung des eGovernment-Gesetzes wurde für die Zeit vom 1. März 2004 bis 31. Dezember 2006 genau diese sinnvolle Gebührenausnahme bereits gesetzlich festgelegt. Hut ab, mutiger Schritt, aber leider zu früh und viel zu kurz! Zu dieser Zeit gab es in Österreich noch kaum Online-Formulare und die Bevölkerung konnte mit dem Begriff eGovernment noch wenig anfangen. Die damalige Ausnahme wird somit wohl weitgehend unter die Kategorie „totes Recht“ gefallen sein.

Wenn man das Ziel einer österreichischen Verwaltungsreform auf Basis der elektronischen Verwaltung wirklich ernst nimmt, muss man diese Anreize unbedingt wieder einführen und die Frau Finanzministerin kurzfristig auf ein paar schnelle Einnahmen verzichten, dies aber ohnehin nur dann, wenn der Zweck auch erfüllt, nämlich das Angebot der Online-Formulare breit angenommen wird, dadurch aber gleichzeitig die Verwaltungskosten sinken (sehr gut für den Finanzausgleich) und nebenbei neue interessante Wirtschaftsimpulse gesetzt werden. Der Saldo für das Unternehmen Staat ist auf jeden Fall positiv, ist doch die Ersparnis in der Amtsstube bei jedem einzelnen Verfahren allemal wesentlich höher als die erlassene Gebühr.

Immerhin bietet man ja auch die Nutzung der wirklich großartigen österreichischen Bürgerkarte auf eCard oder Handy durch erhebliche staatliche Unterstützung völlig zu Recht kostenlos an und schafft damit einen Anreiz zu deren Aktivierung. Um sie aber in der Praxis im Sinne der Behörden auch intensiv zu nutzen, braucht es neben konkreten Nutzungsmöglichkeiten wie eben Online-Formulare weitere Anstöße der oben vorgeschlagenen Art. Derzeit erscheint das System etwa wie der Versuch, mit einem Stück Seil Billard zu spielen.

Liebe Maria Fekter, greif dir den Queue und gib der heimischen Verwaltung einen tüchtigen Anstoß mit viel Effet, die österreichische Verwaltung, deren Kunden (das sind wir alle) und die nächsten Staatsbudgets werden es dir danken.

Arno Abler
CommunalConsult Tirol

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Was kommunale Erledigungsdokumente mit dem Turm von Babel zu tun haben.

Publiziert am 11. August 2011 von Arno Abler

Daher gab man ihr den Namen Babel, weil der HERR daselbst die Sprache der ganzen Welt verwirrte und sie von dannen über die ganze Erde zerstreute. (1. Mose 11.9)

Was Gott den anmaßenden Babyloniern einst angetan hat, um ihre blasphemischen himmelstrebenden Turmbaupläne zu vereiteln, ist in der kommunalen Verwaltung heute ein rechtes Ärgernis. Aus überkommener Tradition heraus sind dort nicht nur die Formulare für die diversen Verwaltungsverfahren höchst unterschiedlich sondern werden vor allem auch die zahlreichen Erledigungen am anderen Ende der Verfahrensprozesse in den buntesten „Amtssprachen“ abgefasst.

Die Bescheide, Zustimmungs- und Ablehnungserklärungen, Verfahrensverfügungen, Mitteilungen und Merkblätter, die am Ende fast jeden Verfahrens die Gemeindestuben in Richtung Bürger verlassen, könnten babylonischer kaum sein. Interne Überlieferungen, wechselnde Mitarbeiter, persönliche Vorlieben oder anlassbezogene Adaptierungen haben in den Gemeinden im Zuge einer dynamischen Verwaltungsevolution über Jahrzehnte eine Dokumentendiversität entstehen lassen, wie man sie sich in der Natur nur wünschen würde.

Natürlich ist jede Gemeinde stets bemüht, ihre Ausgangsdokumente im Rahmen ihrer autonomen Verantwortung möglichst rechtskonform zu gestalten, aber die imposante Quote an Bescheiden, die im Berufungsfall aus formellen Gründen aufgehoben werden, zeichnet ein deutliches Bild davon, wie schwer es ist, all die unterschiedlichen Schriftsätze immer am aktuellen Rechtsstand zu halten und mit allen geforderten Inhalten zu versehen.

Jedes Verfahren hat maximal ein Formular, durch das es von außen angestoßen wird, aber am anderen Ende meist diverse Erledigungsdokumente für jede Variante, in die sich der Verfahrensverlauf entwickeln kann. So gibt es zum Beispiel im Verfahren der Veranstaltungsanmeldung gemäß dem Tiroler Veranstaltungsgesetz abgesehen von dem Mängelbehebungs- bzw. Ergänzungsauftrag bei fehlenden oder falschen Eingangsdaten, der in jedem Verwaltungsverfahren vorkommen kann, einen Auskunftsbescheid, ob die Veranstaltung überhaupt anmeldepflichtig ist, eine Nichtuntersagungsbescheinigung als formelle Genehmigung, einen Untersagungsbescheid als dessen Gegenteil, einen Auflagenbescheid zur Vorschreibung zu erfüllender Rahmenbedingungen, einen Kostenbescheid zur Gebührenvorschreibung und ein hoffentlich einigermaßen verständliches Merkblatt.

Höchste Zeit also, die kommunale Mottenkiste zu entstauben und die Erledigungen der zahlreichen Gemeindeverfahren dem aktuellen Rechtsstand entsprechend zu überprüfen, zu adaptieren und zu standardisieren.

Die zahlreichen den Kommunen dadurch entstehenden Vorteile veranlassen zu der stirngerunzelten Frage, wieso das nicht schon längst passiert ist, ist doch die individuelle textliche Ausgestaltung behördlicher Korrespondenz kaum als erstrebenswertes Alleinstellungsmerkmal zur kommunalen Profilierung geeignet. Im Gegenteil: Bescheide, die wegen Verweises auf eine veraltete Rechtsnorm oder durch das Fehlen eines wichtigen Bestandteils aufgehoben werden, sind lästiger Sand im Getriebe ohnehin stark belasteter Gemeindebehörden.

Die Standardisierung und zentrale Betreuung dieser Dokumente bringt nun folgende klare Verbesserungen:

  • Alle Erledigungen werden nach und nach rechtlich und organisatorisch abgestimmt.
  • Bescheidaufhebungen aus formalen Gründen und daraus resultierende Wiederholung der Verfahren werden erheblich reduziert, was Ressourcen und Zeit spart.
  • Die Erledigungsdokumente werden danach zentral überwacht sowie bei Bedarf aktualisiert und entsprechen daher zeitnah stets dem aktuellen Rechtsstand.
  • Die mehr oder weniger regelmäßige Notwendigkeit der Überprüfung von Erledigungen in 279 Tiroler Gemeinden entfällt und weicht einer zentralen Evaluierung und Servicierung sämtlicher Dokumente. Daraus folgt eine weitere erhebliche Zeit- und Kostenersparnis.
  • Die Standarderledigungen entsprechen in hohem Ausmaß stets den rechtlichen Anforderungen.
  • Die Kunden(Bürger)freundlichkeit der Verfahrensabwicklung steigt drastisch, weil auf Wiedererkennung, klare Strukturierung, einheitliche Darstellung und verständliche Formulierung geachtet wird.
  • Die in den Standards verwendeten Variablen ermöglichen die automatische Befüllung mit den verfahrensrelevanten Daten über den ELAK, Vermeidung von Eingabefehlern und Beseitigung von Medienbrüchen.
  • Alle Dokumente können sehr einfach amtssigniert und elektronisch über die Duale Zustellung versendet werden. Auch hier werden massive Einsparungs- und Effizienzsteigerungspotenziale lukriert.
  • Durch die einheitliche Verwendung von Erledigungsdokumenten wird die Vernetzung von Prozessketten zwischen unterschiedlichen Gemeinden eröffnet und dadurch die Einrichtung von Shared-Service-Centers oder die Spezialisierung einzelner Kommunen erstmals ermöglicht.

Bei all diesen Vereinheitlichungsbestrebungen werden natürlich die sachlichen Bescheidinhalte nicht berührt und der Ermessensspielraum der Gemeinden in keiner Weise eingeschränkt.

In der Pilotphase des Projekts „Tirol 2.0“ haben die Pilotgemeinden die Erledigungen von 10 ersten Prozessen standardisiert. Bereits jetzt ist dadurch eine deutliche Entlastung der Kommunalbehörden erkennbar. Schritt für Schritt werden in nächster Zeit weitere Verfahren gestrafft, Formulare definiert und Erledigungssets standardisiert. Und nachdem wir dabei keinen Turm zum Himmel bauen, sondern in hehrer Absicht die Arbeit in den Gemeinden vereinfachen und verbessern wollen, wird uns auch das göttliche Wohlwollen sicher sein und eine neuerliche Sprachverwirrung erspart bleiben.

Arno Abler
CommunalConsult Tirol

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eGovernment statt Gemeindefusionen

Publiziert am 9. Juli 2011 von Arno Abler

Die rot/schwarze Steiermärkische Landesregierung lässt heute medial aufhorchen, weil sie in trauter Zweisamkeit die Zahl der Gemeinden ihres Landes künftig drastisch reduzieren möchte. Und der Beifall von Zentralistenseite und von jenen, die Verwaltungsreform seit Jahren mit Gebiets- oder Verfassungsreform verwechseln, ist ihr dabei sicher. Dabei wird hier wieder einmal der zweite Schritt vor dem ersten getan, mit Kanonen auf Spatzen geschossen, der Dachboden vor dem Keller gebaut und das Kind mit dem Bad ausgeschüttet.

Wohlgemerkt: Gemeindefusionen können durchaus sinnvoll sein. Dort, wo Kleinststrukturen auch nach allen erdenklichen Effizienzsteigerungsmaßnahmen niemals vernünftig wirtschaftlich arbeiten können, und dort, wo die Bevölkerung das ausdrücklich will.

Aber Gemeinden mit Gewalt zusammenzulegen bedeutet in vielen Fällen, ihre historische Identität zu zerstören, das Selbstverständnis der ansässigen Bevölkerung, das sich zu einem hohen Grad an „ihrer“ Gemeinde orientiert, mit einem Streich zu vernichten. Nicht zu vergessen dabei: Ein sehr hohes Maß an freiwilligem sozialem Engagement hängt nachweislich an dieser Identität. Das wird in die kameralistischen Einsparungsprognosen selten mit eingerechnet.

Eine Gemeinde kann man sich durchaus wie eine große Familie vorstellen, die als gewachsenes soziales System in einem dynamischen Gleichgewicht steht und in der es ein ausgewogenes Rollen- und Zielspektrum gibt. Niemandem würde es wohl einfallen, zwei benachbarte Familien, auch wenn sie gut befreundet sind, gewaltsam zusammenzulegen, indem man einfach die Trennwand ihrer Wohnungen entfernt. Wozu auch? Die Kosten blieben dabei schließlich gleich, die sozialen Strukturen würden jedoch extrem belastet und enorme Spannungen, Streit und Aggressionen mit einer massiven Verschlechterung der Lebensqualität wären vorprogrammiert.

Wie? Mein Vergleich hinkt, weil man bei einer Gemeindefusion doch Einsparungen erzielt? Welche denn? Kommunale Bauhöfe und Verwaltungen zusammenzulegen würde wohl Kostendegressionen bringen. Dafür ist aber eine Auflösung der Rechtsträger nicht notwendig. Durch eine durchgängige elektronische Verwaltung (eGovernment) auf Basis effizienter, standardisierter Prozesse, wie wir es in Tirol mit dem Projekt “Tirol 2.0” machen,  ist es heute ohne weiteres möglich, all diese Synergien voll zu erschließen, ohne physische Organisationen zu vernichten. Hocheffektive Gemeindekooperationen spannen heute einen Bogen von einfachen Beschaffungsgemeinschaften über Shared Services bis zur kompletten virtuellen Integration mehrerer Gemeindeverwaltungen, die durchaus auch weiterhin auf mehrere Standorte verteilt sein können. Alle denkbaren Einsparungen sind nutzbar, OHNE die kommunalen Rechtsträger aufzulösen. Gemeindemitarbeiter einfach zu entlassen, ist ohnehin in der Praxis kaum möglich und natürliche Abgänge zur Reduktion des Personalstands zu nutzen, gelingt genauso gut oder schlecht durch kluge Verwaltungskooperationen. In all diesen Bereichen könnten die Landesregierungen sinnvoll Druck ausüben.

Von Verwaltungswissenschaftlern wird bei konsequenter Umsetzung ein konkretes Einsparungspotenzial bei den Gemeinden von rund 20 % der gesamten Verwaltungskosten geortet. Wäre es nicht das gelindere Mittel, vorerst diese 20 % zu lukrieren und erst dann, wenn das  nicht ausreicht, die Pferde scheu zu machen?

Zugegeben: Auf die harte Tour spart man sich tatsächlich zusätzlich die Gage von ein paar Bürgermeistern, die dann allerdings auch als lokale Kümmerer wegfallen. Das nennt man dann aber eben „das Kind mit dem Bad ausschütten“.

Arno Abler
CommunalConsult Tirol

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Nur gemeinsam sind wir stark!

Publiziert am 14. Juni 2011 von Arno Abler

Die Kooperation zwischen Gemeinden wird immer greifbarer. Am 1. Juni hat nun sogar der österr. Bundesrat in Besinnung auf seine föderalistische Verantwortung eine beachtens- und lobenswerte Gesetzgebungsinitiative gesetzt, die – nach Verabschiedung im Nationalrat – zu einer intensiven Zusammenarbeit der Gemeinden auch im Bereich der hoheitlichen Aufgaben führen wird.

Viele Gründe sprechen dafür, auf kommunaler Ebene endlich näher zusammenzurücken. Die finanzielle Decke wird immer dünner, sind doch nach Aussagen am jüngst in Kitzbühel abgehaltenen Österr. Gemeindetag bereits 7 von 10 Gemeinden überschuldet. Die Ausgaben steigen seit Jahren rascher als die dafür zur Verfügung stehenden Einnahmen. Die lokalen Aufgaben nehmen – an der Spitze das Gesundheits- und Pflegewesen – aufgrund demografischer Veränderungen unserer Gesellschaft dramatisch zu. Die Gemeindekunden (Wirtschaft, Bürger, NPOs) fordern von „ihrer“ Verwaltung zu Recht immer mehr Transparenz, Effizienz, Qualität und Service.

Bedingt durch die nunmehr mögliche elektronische Verwaltungsabwicklung und die daraus folgende horizontale Ausrichtung auf Verfahrensprozesse und behördenübergreifende Prozessketten ändern sich die Rahmenbedingungen in den Gemeindestuben derzeit rasanter und tiefgreifender als mit dem Ende der K.u.K.-Monarchie. Jetzt ist es erstmals möglich, Verwaltungsleistungen auszulagern, zu bündeln oder durch Spezialisierung gemeindeübergreifend anzubieten. Die durch entstehenden Skaleneffekte und Fixkostendegressionen lassen erstmals realistisch auf eine echte Lösung des kommunalen Finanzdilemmas hoffen.

Warum sollten nicht – ähnlich der in Tirol kürzlich eingerichteten GemNova-Beschaffungsplattform – auch Bereiche wie die IT-Verwaltung, die Personalverrechnung, Bauhofleistungen, Hoch- und Tiefbaubegleitung oder die Immobilien-Verwaltung im Rahmen eines Shared-Service-Centers für mehrere Gemeinden konzentriert werden? Nichts spricht dagegen, dass ein topausgebildeter Facility-Manager die Feuerwehrhäuser, Kindergärten und Volksschulen mehrerer Gemeinden professionell zentral betreut, solange das im Rahmen der individuellen kommunalen Verantwortung durch Vernetzung interner Prozessketten und mit standardisierten Verfahren und Dokumenten geschieht.

Allerdings sind dafür einige Hürden zu bewältigen. Neben den rechtlichen Voraussetzungen, die derzeit Dank des Bundesrats geschaffen werden, braucht es auch eine Akzeptanz dieser drastischen Veränderungen in den Köpfen der betroffenen Mitarbeiter. Der Pardigmenwechsel von der bisherigen vertikalen Zuständigkeitskultur zur horizontalen, kundenorientierten Leistungsverantwortung erschüttert das Weltbild des Gemeindebeamten in seinen Grundfesten. Peter Klinger hat dazu einen äußerst empfehlenswerten Kommentar auf government2020 verfasst. Hier können Change-Manager wirklich zeigen, was sie gelernt haben.

Aber es lohnt sich!

Denn am Ende der Reise werden sich nicht nur die kommunalen Säckelwarte über geringer werdenden Kostendruck und Kommunalpolitiker über die Beseitigung des Damoklesschwerts „Gemeindefusion“ freuen können. Viel mehr wird die lokale Verwaltung auf ein höheres Qualitätsniveau gelangen und die Effektivität der Verwaltungsdienstleistungen in Städten und Gemeinden drastisch steigen. Die Einbeziehung der „Kunden“ steigert die Zufriedenheit und die demokratische Qualität unserer Gesellschaft. Packen wir’s also an – die Zeit ist bereits überreif!

Arno Abler
CommunalConsult Tirol

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