Das verheißene Land der Medienbruchfreiheit

Publiziert am 8. Mai 2011 von Arno Abler

In der Bibel wird immer wieder das Land, in dem Milch und Honig fließen, als das erstrebenswerte Ziel, das wahre Paradies erwähnt. Heutzutage kann man diese Dinge in jedem Supermarkt kaufen, aber dafür gibt es eine neue Kategorie, deren fließen uns eine selige Zukunft verspricht – die Daten.

Noch immer werden diese in der Verwaltungspraxis im freien Fluss an allen Ecken und Enden behindert. Wir nennen diese lästigen Hürden Medienbrüche. Fachchinesisch ausgedrückt handelt es sich dabei stets um die mühsame Übernahme von Informationen in ein anderes Datenformat. Das Einscannen eines Antragsformulars, das Niederschreiben telefonisch erhaltener Nachrichten, das Eintippen vorliegender Formulardaten in das verwendete Fachanwendungsprogramm, das neuerliche Eintippen von Daten für die Bescheiderstellung oder das Ausdrucken und Kuvertieren des Bescheids sind typische Medienbrüche, die den Verwaltungseinrichtungen trotz Überwindung der KuK-Gewohnheiten noch immer das Leben schwer machen.

Denn jeder Medienbruch ist nicht nur mit im Grunde unproduktiven Arbeitsschritten verbunden, die sich im Laufe eines Arbeitslebens zu einem enormen Zeitpensum aufsummieren, sondern vor allem auch eine Fehlerquelle. Der weitaus überwiegende Anteil aller Behördenfehler, die im simpelsten Fall zur Aufhebung eines Bescheides, im schlimmsten aber auch zu gravierenden Fehlentscheidungen unter Gefährdung von Menschenleben führen können, resultiert aus Problemen bei der Überbrückung eines Medienbruchs. Das ist völlig menschlich und kann auch definitiv nicht verhindert werden. Dass nach einer gewissen Anzahl von händischen Datenfeldeingaben ein Ziffernsturz, eine falsche Zuordnung in einer Datenbank oder ein sinnverändernder Tippfehler passiert ist keine Frage menschlicher Unfähigkeit sondern ausnahmslos eine der Statistik.

Deshalb ist es das oberste Ziel jeder eGovernment-Anstrengung, diesem systemimmanenten Dauerschädling endlich den Garaus zu machen. Medienbrüche gehören aus dem Verwaltungsalltag eliminiert.

Dabei geht es um die Definition und Einrichtung geeigneter Schnittstellen, die an den Übergabepunkten zwischen zwei Medien (z.B. Online-Formular zum ELAK, ELAK zur Fachanwendung und zum Archiv, Fachanwendung zum Zustelldienst) für einen reibungslosen und automatisierten Datenfluss sorgen. Diese Schnittstellen sind das Werkzeug dafür, dass aus unseren Behörden künftig das verheißene Land wird, in dem die Daten fließen.

Arno Abler
CommunalConsult Tirol

 

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Standards für kommunale Online-Formulare

Publiziert am 26. April 2011 von Arno Abler

Wenn man Internetseiten von Gemeinden aufmerksam durchforstet, stellt man rasch fest, dass es einen wahren Urwald an kommunalbehördlichen Online-Formularen gibt, die sich in Form wie auch Inhalt trotz häufig gleicher oder sehr ähnlicher Rechtslage extrem voneinander unterscheiden.

Manche davon kann man bereits online ausfüllen, abspeichern und sie dann als PDF-Datei per eMail versenden. Andere muss man ausdrucken, viele davon sogar noch vor dem Ausfüllen, und per Post an die Gemeinde schicken. Nur ganz wenige Kommunen verfügen bereits über einen professionellen Formularservice, der aber derzeit auch in einem eMail-Postfach endet und mit Ausnahme großer Städte noch nirgends direkt an die Verwaltungsverfahren angebundenen ist.

Dass dieser Wildwuchs nicht dem Gedanken einer medienbruchfreien Verwaltung entspricht, liegt auf der Hand. Eine der wesentlichen Ziele von „Tirol 2.0“ ist daher, sämtliche Gemeindeformulare optimal zu definieren, für alle Gemeinden einheitlich anzubieten und vollständig medienbruchfrei in die Verwaltungsverfahren zu integrieren. Neben der deutlichen Verwaltungsvereinfachung und hohen Verfahrenssicherheit bietet diese Standardisierung auch große Vorteile für die Formularnutzer, denkt man nur zum Beispiel an ein Tiefbauunternehmen, das in zahlreichen Gemeinden Arbeiten auf und neben der Straße nach § 90 StVO durchzuführen hat, und sich bisher durch einen Wald von unterschiedlichsten Antragsformularen und Verfahrensabwicklungen kämpfen musste.

Nun hat daher auch die AG2-Formulare der Pilotgemeinden „Tirol 2.0“ ihre Arbeit aufgenommen, Grundregeln für die zu erstellende kommunale Landesformularsammlung Tirol und erste Online-Formulare für die Tiroler Gemeinden definiert. Dabei werden einige Eigenschaften grundsätzlich vorausgesetzt, die vom Formularserver jedenfalls zu erfüllen sind:

  • Alle Online-Formulare müssen dem österreichischen Styleguide entsprechen und damit hundertprozentig barrierefrei sein.
  • Sie müssen auf Feldebene eine rudimentäre Logik aufweisen, damit zum Beispiel kein Text in ein Datumsfeld eingegeben werden kann. Damit werden Falscheingaben und daran anknüpfende amtsinterne Nacherhebungsarbeiten deutlich reduziert.
  • Die Online-Formulare müssen Gateways (Verzweigungen) beherrschen. Das heißt, sie müssen je nach Auswahl in einem bestimmten Feld unterschiedliche weitere Formularblöcke und ‑abschnitte anbieten. Über eine Kapitalgesellschaft braucht die Behörde andere Daten als über eine Einzelperson. Dies ist einer der wesentlichen Vorteile gegenüber den bisher papierbasierten einfachen Formularen, in denen der Vollständigkeit halber viele für den konkreten Antragsteller völlig irrelevante Felder aufgeführt sind und daher beim Ausfüllen sehr häufig Verwirrung und Frustration herrscht.
  • Online-Formulare müssen ihr Ergebnis als XML-Datei strukturiert bereitstellen, um nachfolgenden Programmen (vor allem dem ELAK) die automatisierte Weiterverarbeitung zu ermöglichen. Durch eine eindeutige Formularkennung in dieser Datei, „weiß“ der elektronische Akt, welcher Prozess – sprich: welches konkrete Verfahren – dadurch gestartet werden muss, wer der Empfänger der Daten (zuständiger Sachbearbeiter) ist, auf welchem Weg diese durch die Verwaltungsorganisation transportiert werden sollen und welche Dokumente während und am Ende der Prozesskette erstellt und versandt werden müssen.
  • Die Formulare sind neben der Gemeindehomepage auch auf einem zentralen Webservice vorzuhalten, um einen nutzerfreundlichen Einstieg für alle Antragsteller zu bieten und auf mittlere Sicht die kommunalen Verfahren dem Einheitlichen Ansprechpartner optimal zugänglich zu machen.

Darüber hinaus waren wesentliche Entscheidungen zu treffen, die die interne Arbeit mit den Formularen, die Ergonomie und Nutzerfreundlichkeit und den konkreten Datenbedarf für das einzelne Verfahren betreffen. Allgemein wurden dazu im ersten Workshop folgende Festlegungen für alle zu erstellenden Formulare getroffen, welche ein möglichst intuitives und störungsfreies Ausfüllen ermöglichen sollen.

  • Ganz am Beginn jener Formulare, die zwingend eine qualifizierte Signatur mittels Bürgerkarte erfordern, soll ein entsprechender Hinweis unübersehbar angebracht werden, um Personen, die über eine solche noch nicht verfügen, das Ausfüllen des Formulars, das dann am Ende nicht abgesandt werden kann, zu ersparen. Ein Hinweis auf die Aktivierungsmöglichkeit der Bürgerkarte wird natürlich ebenfalls angeboten.
  • Auch für Tirol wurde festgelegt, dass die elektronische Signatur der Formulare mittels Bürgerkarte als eindeutige Authentifizierung des Antragstellers nur in unbedingt notwendigen Ausnahmefällen (z.B. Einzugsermächtigung) verpflichtend sein soll, weil ansonsten aufgrund der bisher zu geringen Durchdringung der Bürgerkarte viele potenzielle Nutzer von den Online-Formularen ausgegrenzt würden. Die sehr geringe Gefahr von Formularmissbrauch nimmt man dafür in Kauf. Eine freiwillige Signatur wird jedoch in allen Formularen angeboten und kann auch seitens der Gemeinde mit schnellerer oder einfacherer Bearbeitung begründet und gefördert werden.
  • Die eMail-Adresse ist bei jedem Formular besonders wichtig, um eine möglichst hohe Quote für die elektronische Zustellung zu erreichen. Sie soll daher stets als Pflichtfeld definiert sein. Man geht grundsätzlich davon aus, dass Personen, die ein Online-Formular benutzen, auch über eine persönliche oder zumindest familiäre eMail-Adresse verfügen. Aus rechtlichen Gründen wird jedoch daran anschließend ein Auswahlfeld (eine Dropdown-Box mit Pflichtauswahl) angezeigt, in dem man allgemein die Einwilligung für die elektronische Zustellung aller künftigen kommunalen Erledigungsdokumente ohne erforderlichen Zustellnachweis erteilen oder verweigern kann. Gleichzeitig wird ein Hinweislink zu weiteren Informationen über die kostenlose Duale Zustellung und deren Vorteile für den Adressaten angeboten.
  • Das Geburtsdatum soll bei natürlichen Personen stets als Pflichtfeld abgefragt werden, um die korrekte Identifizierung des Antragstellers über das Zentrale Melderegister sicherzustellen. Das Zuordnungsproblem entsteht in der Praxis meist dann, wenn zwei Personen (z.B. Vater und Sohn) in einem Haushalt den gleichen Vor- und Zunamen tragen oder bei Vereins- und Unternehmensorganen. Dabei ist es für das Verfahren aus rechtlichen Gründen sehr wichtig, WER nun der eigentliche Antragsteller ist bzw. an WEN die – rechtswirksame – Zustellung des Bescheids zu erfolgen hat.
  • Im Block „Bankverbindung“ im Falle von erwarteten Zahlungen an den Antragsteller werden gemäß künftigem Standard der europäischen SEPA-Überweisung nur mehr IBAN, BIC und als zusätzliches Merkmal der Kontoinhaber abgefragt.

Mit der Definition der Formulare für die Bauanzeige und die Veranstaltungsanameldung wurde der Standardisierungsreigen der Online-Formulare begonnen. Alle externen formularbasierten kommunalen Verfahren werden nun nach und nach überarbeitet und für alle Tiroler Gemeinden einheitlich als Empfehlung festgelegt.

Arno Abler
CommunalConsult Tirol

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Kommunale Rechnungsabwicklung standardisiert

Publiziert am 9. April 2011 von Arno Abler

Als ersten der 10 vorgesehenen Pilotprozesse hat die Arbeitsgruppe 5 im Projekt “Tirol 2.0″ nun den Prozess der Rechnungsabwicklung, also der Bearbeitung von Eingangsrechnungen von der Prüfung über die Anordnung bis zur Verbuchung und Zahlung evaluiert und in der nunmehr veröffentlichten Version als Tiroler Kommunalstandard empfohlen.

Bei diesem extrem hochfrequenten internen Verfahren geht es um mehrere wichtige Aspekte:

- Zum einen ist bei einem Großteil der Rechnungen die Vorsteuerabzugsfähigkeit, die den meisten Gemeinden zumindest anteilsmäßig zusteht, sicherzustellen. Diese ist nur gewährleistet, wenn die formellen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes exakt einghalten wurden. Ist dies nicht der Fall, muss die Rechnung bemängelt und vom Lieferanten berichtigt werden.

- Zum zweiten ist jede Rechnung nach der Tiroler Gemeindeordnung sachlich und rechnerisch zu prüfen und vom Bürgermeister oder einem von ihm schriftlich Bevollmächtigten formell anzuordnen, bevor sie verbucht und letztendlich bezahlt werden darf. Dieses Verfahren ist ebenfalls an strenge Formalismen gebunden.

- Drittens wird empfohlen, die Zahlungstermine bereits mit dem Eingang der Rechnung genau zu überwachen, um allfällige Skontofristen zu wahren, die meist aus zinsökonomischer Sicht für die Gemeinde sehr vorteilhaft sind. Eine Zahlungskondition “60 Tage netto oder 3 % Skonto innerhalb von 14 Tagen” entspricht einem Jahreszins von 23,8 %. Wer das liegen lässt, hat wohl zu viel Geld. Gerade bei der Prüfung der sachlichen Richtigkeit sehr umfangreicher Rechnungen im Hoch- und Tiefbau geht ohne entsprechendes Controlling in der Praxis aber sehr oft der Skontoabzug verloren.

- Viertens ist aufgrund derzeitiger Rechtslage die rechnerische Richtigkeit, die sachliche Richtigkeit wie auch die eigentliche Zahlungsanordnung durch eine qualifizierte Signatur (Bürgerkarte) zu bestätigen, was in der Praxis bei größerer Rechnungsanzahl erhebliche Zeitverzögerungen mit sich bringt. Um in der Folge ein zwischenzeitliches Ausdrucken und Wiedereinscannen der Belge lediglich zum Zwecke der Unterschrift zu vermeiden, sollte über eine entsprechende rechtliche Vereinfachung nachgedacht werden. Im elektronischen Akt ist jedenfalls durch das Rechtekonzept und die eindeutig zugewiesenen Login-Daten ein Missbrauch auch bei normaler Abarbeitung des Workflows so gut wie ausgeschlossen – auch normale Unterschriften sind ja nicht völlig vor Fälschung sicher. Letztendlich wird die Abwicklung von Rechnungen durch den sachlichen Prüfer, den rechnerischen Prüfer, den Anordnenden, den Buchhalter und den Kassenverwalter ohenhin oftmals sogar durch 10 Augen überwacht.

Die Rechnungsabwicklung wird in der Folge ergänzt durch den Prozess der Beschaffung, um den gesamten Vorgang vollständig und medienbruchfrei abzubilden. In weiterer Folge sollte auch auf einen elektronischen Rechnungseingang hingearbeitet werden, idealer Weise im XML-Format nach dem österreichischen Standard ebInterface, um weitere Medienbrüche auszuschalten, Prozessketten mit der Wirtschaft zu schließen, Porto zu sparen und die Verbuchung der Belege so effizient wie möglich zu gestalten.

Arno Abler
CommunalConsult Tirol

 

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Die Standardisierung von Verwaltungsprozessen

Publiziert am 20. März 2011 von Arno Abler

Kommunaler Prozess der Eingangskommunikation

Die öffentliche Verwaltung war seit ihrer Entstehung in Mesopotamien hierarchisch und hoheitlich organisiert. Die Abläufe richteten sich nicht vorrangig nach individuellen Bedürfnissen der Bürgerschaft sondern nach Vorschriften und Zuständigkeiten. Erst in jüngster Zeit tritt zusehends eine kunden-, leistungs- und wirkungsorientierte horizontale Sichtweise neben die vertikale Aufbauorganisation hinzu. Die Behörden verstehen sich nun nicht mehr als mächtige „Beamtenapparate“ sondern mehr und mehr als Service- und Dienstleistungseinrichtungen zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs des öffentlichen Lebens im Interesse der Bürgerinnen und Bürger.

Das eGovernment-Konzept führt nun endgültig zum Siegeszug der Prozessorientierung in den Ämtern, weil der elektronische Akt (ELAK), der künftig möglichst reibungslos durch die Behörde laufen soll, nur so funktionieren kann. Dieser Paradigmenwechsel stellt die Verwaltungsmitarbeiter vor erhebliche Herausforderungen, gilt es doch, die natürlich nach wie vor notwendigen Aufgaben- und Weisungsstrukturen mit der Gesamtverantwortung für die einzelnen Verfahren über Abteilungen, ja sogar über Behördengrenzen hinweg in Einklang zu bringen. In der Wirtschaft hat man diese Forderung bereits seit Langem in der Form so genannter Matrixorganisationen gelöst.

Für die Abbildung der Verfahren im ELAK ist natürlich eine hohe Standardisierung sehr hilfreich. Nicht nur, dass man sich diese Arbeit damit nicht für jede einzelne Gemeinde einzeln antun und damit das Rad hundertmal erfinden muss; erst dadurch sind hohe Rechtssicherheit, Aktualität, Vergleichbarkeit, Interoperabilität und die reibungslose Vernetzung von Prozessketten zwischen einzelnen Verwaltungseinheiten sicher gestellt. Im Projekt „Tirol 2.0“ liegt daher ein wesentlicher Schwerpunkt noch VOR Einführung eines technischen eGovernement-Systems auf der Modellierung und Optimierung der kommunalen Verfahrensabläufe – wohlgemerkt als Empfehlung, denn verpflichten kann man autonome Gemeinden dazu natürlich nicht.

Verfahren ist dabei nicht gleich Verfahren. Es gibt in jeder Gemeinde hoch standardisierbare Verfahren – vor allem im öffentlich-rechtlichen Bereich – die im Rahmen der gesetzlichen Grundlagen überall gleich und sehr strukturiert ablaufen. Beispiele dafür wären die Sozialhilfe, das Bauverfahren oder das Meldewesen. Auf dem Gebiet der Daseinsfürsorge oder gar der erwerbswirtschaftlichen Agenden findet man diese Einheitlichkeit selten. Die Müllabfuhr, Wasserver- und –entsorgung oder Leistungen des kommunalen Bauhofs sind überall etwas anders geregelt und daher nur auf einer hohen Abstraktionsstufe standardisierbar.

Wir rechnen mit etwa 200 Verfahren, die im Gemeindebereich am Ende der Reise einer Standardisierung und Abwicklung über den elektronischen Akt zugänglich sein werden. Für die Pilotphase des Projekts „Tirol 2.0“ wurden folgende 10 Prozesse ausgewählt, die in den nächsten Wochen gemeinsam mit den 20 Pilotgemeinden evaluiert und standardisiert werden sollen:

Prozess Zielgruppe Anmerkung
Zuzug von Personen Bürger Die Servicierung einer gesamten Lebenslage, die je nach Bedarf zu einem Bündel spezialisierter Prozesse weiterführt
Bearbeitung von Bürgermeldungen Bürger Die Behebung von Mängeln im öffentlichen Raum bezieht im Gegensatz zu einem individuellen Verfahren die interessierte Bevölkerung unter Anwendung von Web2.0-Elementen mit ein.
Einschreibung im Kindergarten Bürger Behördenübergreifendes, hoch standardisierbares Verfahren mit erheblichem Rationalisierungspotenzial für die Verwaltung selbst
Abwicklung von Vereinsförderungen Vereine Rasche und effiziente Abwicklung des Subventionswesens bei NPOs
Genehmigung von Veranstaltungen Veranstalter Standardverfahren bei allen öffentlichen Veranstaltungen, das meist von der Zielgruppe regelmäßig in Anspruch genommen wird und daher auch für die Vernetzung von Prozessketten geeignet ist
Abwicklung einer Bauanzeige Bauwerber Einfaches hoch strukturiertes Verfahren, das in allen Gemeinden exakt gleich ablaufen muss
Arbeiten auf und neben der Straße Tiefbau-Unternehmen Das Verfahren nach § 90 StVO wird regelmäßig mit einer kleinen spezialisierten Zielgruppe abgewickelt, ist hoch strukturiert und eignet sich für eine Prozesskettenvernetzung.
Veröffentlichung aktueller Gemeindeinformationen Kommunale Führungskräfte Wird gemeindeintern getriggert und hat keinen individuellen Adressaten
Rechnungsabwicklung Lieferanten Interner Prozess, der durch das Eintreffen einer Lieferantenrechnung angestoßen wird
Urlaubsanträge Kommunale Bedienstete Vollständig gemeindeinterner Prozess mit hoher Standardisierbarkeit

Diese 10 Verfahren aus unterschiedlichen Verwaltungsbereichen mit unterschiedlichen Zielgruppen, Strukturierungsgraden und Wirkungen sollen als Prototypen für eine kommunale Prozesslandkarte dienen und mit Einführung des eGovernment-Systems vollständig durchgängig und medienbruchfrei vom Start bis zur Erledigung elektronisch administriert werden. Wir werden im Einzelnen darüber berichten.

Arno Abler
CommunalConsult Tirol

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Neuer Standard für die kommunale Eingangskommunikation

Publiziert am 27. Februar 2011 von Arno Abler
Multi-Channel-Access

Multi-Channel-Access im Posteingang

Jedes in sich geschlossene eGovernment-System einer Behörde hat zumindest zwei Schnittstellen nach außen: Am Beginn aller Verwaltungsprozesse ist das der Dateneingang im Wege von Online-Formularen, eMails, Faxen, Protokollen, Poststücken und – die Zukunft der digitalen Reise – XML-Dateien, die direkt z.B. aus den ERP-Systemen der Unternehmen erzeugt werden und in der Behörde 1:1 ohne Interaktion weiterbearbeitet werden können. Am Ende der Verfahren ist es die Zustellung der Erledigungen an den Kunden der Verwaltungsdienstleistung (Bürger, Unternehmen oder andere Behörde).

Der Organisation der Eingangskommunikation ist daher höchstes Augenmerk zu schenken, läuft doch jedes extern initiierte Verfahren durch dieses Nadelöhr. Im Rahmen des Projekts „Tirol 2.0“ haben wir nun gemeinsam mit den Pilotgemeinden den Eingangskommunikationsprozess für die Tiroler Gemeinden standardisiert, wobei es hier keine wesentlichen landesspezifischen Besonderheiten gibt und der definierte Ablauf auch für andere Gemeinden gültig ist.

Einige Eckdaten sind dabei besonders hervorzuheben:

Der Posteingang im elektronischen Akt (ELAK) bildet das zentrale Portal für alle Eingangsinformationen. Hier kommen sämtliche Daten, die ein kommunales Verfahren auslösen, zusammen und werden einheitlich in elektronischer Form – idealer Weise für die Fachanwendungsprogramme unmittelbar verfügbar – bereitgestellt. Dazu müssen natürlich die papiergebundenen Dokumente eingescannt werden. Dies erfolgt nach Anbringung des Eingangsstempels und eines Barcodes, der die Aushebung des kurzfristig archivierten Originals im Bedarfsfall auf einfache Weise ermöglicht und im ELAK die Zuordnung des Dokuments sicherstellt.

Umfangreiche Poststücke wie Pläne, ganze Akten, gebundene Werke oder Warenmuster können nicht vollständig gescannt werden und sind daher nur durch ein Deckblatt oder ein Datenblatt im elektronischen System repräsentiert. Sie bleiben genauso wie Urkunden oder handgefertigte Verträge physisch dauerhaft erhalten.

Die Frage der Vernichtung der übrigen digitalisierten Dokumente ist derzeit noch nicht ganz abschließend geklärt. Eine entsprechende Anfrage wurde bereits an die österreichische Finanzverwaltung gestellt, deren Beantwortung hier veröffentlicht werden wird. Die elektronische Archivierung ist zwar im § 132 Abs. (2) BAO und in Anlehnung daran auch in der Tiroler Gemeindeordnung (und anderen österreichischen Landesgesetzen) geregelt, WIE genau die Sicherstellung der dort verankerten Bedingungen rechtskonform erfolgen muss, ist jedoch nicht definiert.

Das Gesetz fordert in der geltenden Fassung, dass die elektronisch archivierten Unterlagen während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (im Regelfall sieben Jahre) jederzeit gewährleistet sein muss, und zwar

  • vollständig – Durch eine lückenlose Scannung und gewissenhafte Datensicherung sind alle Dokumente im elektronischen Archiv gespeichert. Der Verlust durch ein Katastrophenereignis ist so wie auch im Papierformat (Hochwasser, Brand, Erdbeben, etc.) niemals völlig auszuschließen.
  • geordnet – Der chronologisch wie auch sachlich geordnete Abruf sämtlicher Dokumente ist durch die Archivierung in modernen Datenbanksystemen selbstverständlich jederzeit gegeben.
  • inhaltsgleich – Durch die Ablage in einem nicht veränderbaren Datenformat wie z.B. PDF ist eine Veränderung während der Archivierung mit normalen Mitteln nicht mehr möglich und überdies verboten. Eine theoretische Veränderbarkeit ist einerseits während des Scanvorgangs gegeben und andererseits durch Manipulation der Archivdatei auf Bitebene. Dies erfordert jedoch einen erheblichen Aufwand und kommt natürlich einer Dokumentenfälschung gleich, die grundsätzlich auch im Papierformat möglich ist.
  • und urschriftgetreu – Dies erfolgt durch die Archivierung im Format PDF/A, welches als internationaler Standard genau zu diesem Zweck als Datenformat für die Langzeitarchivierung entwickelt wurde.

Bis zur endgültigen Klärung dieser Fragen wird eine raumschonende Vernichtung der physischen Dokumente nach dem Einscannen noch nicht empfohlen.

Ein wesentlicher Aspekt bei der Standardisierung des Posteingangs war auch das Thema eMail. Durch die verbreitete Unsitte, eine Mail nicht nur dem eigentlichen Adressaten sondern in Cc: oder Bcc: auch zahlreichen anderen im weitesten Sinne mit dem Themenfeld verbundenen Personen zu übermitteln, ist eine Mehrfacharchivierung nur durch klare Regelungen auszuschließen. Im gegenständlichen Fall wird empfohlen, dass jener sachlich zuständige Mitarbeiter die Übernahme der eMail in den ELAK vornimmt, der als erster in der Adresszeile der eMail steht.

Weitere Themen waren persönliche Anbringen und Aktennotizen (händisch oder elektronisch), Telefax (Faxgerät oder Faxserver), der Posteingang direkt beim Sachbearbeiter, vertrauliche oder persönliche Post und die Supervision des Posteingangs durch Bürgermeister oder Gemeindeamtsleiter.

Bei Letzteren war es bisher häufig üblich, dass die gesamte (physische) Eingangspost zur Information über ihren Schreibtisch läuft und damit der Verfahrensprozess erst gestartet werden konnte, nachdem die Chef-Paraffe angebracht war. Dies verzögerte die Verfahren oft nicht unerheblich. Nunmehr steht dem Bürgermeister oder Amtsleiter die jederzeitige Einsicht in das elektronische Aktensystem offen, sodass die Information, was aktuell ansteht, zur Holpflicht werden kann. Eine Intervention im zügig ablaufenden Verfahren ist bis zu dessen Abschluss nunmehr jederzeit möglich. Die (elektronische) Unterzeichnung besonders wichtiger Verfahrenserledigungen ist ohnehin der Gemeindespitze vorbehalten, sodass bis zum Versand des Bescheides noch Gelegenheit bleibt, aktiv einzugreifen.

Den kompletten Prozess der Eingangskommunikation und des Scannings mit ausführlicher Beschreibung, die sich natürlich nur als Empfehlung verstehen, finden Sie – derzeit in der Version 1.0 – auf diesem Server.

Arno Abler
CommunalConsult Tirol

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