Nach der im November vorgestellten iPhone-App “E-Government Schweiz” und dem zugrunde liegenden Evaluationstool “Utilitas” stellt sich Tirol 2.0 in seiner Konzeption und Zielsetzung als nicht mehr verbesserungsfähiges eGovernment-Projekt dar. Dabei wurden nur die Softfacts des Projekts beurteilt und noch nicht die wirtschaftlichen Auswirkungen in den beteiligten Gemeinden, die bei konsequenter Umsetzung zusätzlich hohe kommunal- und gesamtwirtschaftliche Vorteile bringen.
Bewertung von "Tirol 2.0" mit dem Schweizer Evaluations-Tool Utilitas
Das Werkzeug beurteilt Projekte nach einem umfangreichen Kriterienkatalog und stellt das Ergebnis in Form eines Netzdiagramms dar. Für Tirol 2.0 ergibt sich dabei die bestmögliche Beurteilung.
Hier die einzelnen Kriterien im Detail:
1. An welche Hauptzielgruppe richtet sich das Vorhaben? Wer sind die potenziellen Nutzer des fertigen Systems?
Alle Zielgruppen – Tirol 2.0 zielt auf die Optimierung der Gemeindeverwaltung und verfolgt dabei gesamtwirtschaftliche Vorteile für alle Stakeholder der kommunalen Verwaltung (Bürger, Wirtschaft, NPOs, andere Behörden).
2. Wie viele Nutzer / Personen profitieren von Ihrem Vorhaben (Anzahl potenzieller Nutzer im Idealfall)?
> 1000 – Letztendlich profitieren an den Auswirkungen der durch Tirol 2.0 ausgelösten kommunalen Verwaltungsreform alle Tirolerinnen und Tiroler (ca. 710.000), die Gemeindebediensteten und sämtliche wirtschaftlichen Partner der Kommunen.
3. Wie viele andere Projekte oder Organisationen profitieren von diesem Vorhaben? Können andere Anwendungen oder Organisationen Module, Daten, Resultate, oder Know-How aus diesem Vorhaben wiederverwenden?
Mehrere – Die im Rahmen von Tirol 2.0 standardisierten Verwaltungsverfahren, Formulare und Erledigungsdokumente stehen im Tirol 2.0-Wiki öffentlich zur Nutzung für alle Gemeinden zur Verfügung. Außerdem profitieren das Land Tirol und ihre Bezirkshauptmannschaften durch schlanke, behördenübergreifend vernetzte Verfahren.
4. Welche Beschreibung passt am besten zu Ihrem Vorhaben (Beschreibung, Zuordnung des Vorhabens in eine Kategorie)?
Mehrere – Die drei angebotenen Kategorien passen allesamt hundertprozentig zu Tirol 2.0.
Infrastruktur: Das Projekt zielt auf die Einführung einer vollständigen, durchgängigen, medienbruchfreien und mit den anderen Behörden vernetzten eGovernment-Infrastruktur in allen Tiroler Gemeinden.
Bereitstellung von Informationen: Tirol 2.0 stellt alle relevanten Informationen für die Abwicklung effizienter Verwaltungsverfahren öffentlich bereit.
Datenaustausch: Ein Kernthema des Projekts ist der elektronische, standardisierte Datenaustausch zwischen den Gemeinden untereinander, mit Shared-Service-Centern und mit den Landesbehörden.
5. Öffentliche Wirkung – Hat die Realisierung positive Auswirkungen in oder auf die Öffentlichkeit (Zielpublikum, Stakeholder, Medien)?
Hoch – Alle Gemeindeverfahren werden vollständig transparent und öffentlich zugänglich. Die Beteiligten erkennen im Detail die gesetzlichen Rahmenbedingungen wie auch die Spielräume für Ermessensentscheidungen. Die Qualität der Verfahren steigt.
6. Wird mit der Einführung des Vorhabens eine gesetzliche Vorgabe umgesetzt? Muss das Vorhaben zwingend aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder Betriebsvorschriften umgesetzt werden?
Ja, teilweise – Die EU-Dienstleistungsrichtlinie verlangt, sämtliche dienstleistungsrelevanten Verwaltungsverfahren zu optimieren und über den Einheitlichen Ansprechpartner online zugänglich zu machen. Das österreichische E-Government-Gesetz fordert die Anbringung der Amtssignatur auf allen elektronisch erstellten Dokumenten nach dem AVG.
7. Wie beurteilen Sie das Risiko für die Umsetzung Ihres Vorhabens (Risikobeurteilung bezogen auf Termine, Ressourcen und Qualität, Evaluation der Eintretenswahrscheinlichkeit und der Auswirkung bei Eintreten anhand einer Risikoanalyse?
Gering – Die Umsetzung des Projekts liegt im Zeitplan und steht derzeit mit bereits 43 teilnehmenden Gemeinden auf einer soliden, breiten Basis. Die personellen und wirtschaftlichen Ressourcen sind bis zum Projektsende sichergestellt und die Finanzierung für die Teilnehmergemeinden unproblematisch.
8. Das Vorhaben steigert die Produktivität – Fallen Tätigkeiten, welche vorher manuell erledigt wurden, weg oder werden einfacher? Entfallen Zustellungen auf dem Postweg? Können mehr Produkte/Resultate in der gleichen Zeit bereitgestellt werden? Können Prozesse messbar schneller oder effizienter abgewickelt werden?
Wesentlich – All diese Fragen können für “Tirol 2.0″ mit einem eindeutigen JA beantwortet werden. Die Einführung des elektronischen Akts (ELAK) und der Dualen Zustellung sowie die Straffung und Optimierung der Verwaltungsprozesse bringen eine erhebliche Produktivitätssteigerung in der kommunalen Verwaltung.
9. Das Vorhaben hat Innovationscharakter (neue Technologien, Kanäle oder Verfahren werden erschlossen).
Wesentlich – Tirol 2.0 ist als erstes umfassendes eGovernment-Projekt mit Blick auf das gesamte kommunale Umfeld in höchstem Maße innovativ. Die Wiki-Technologie für ein kommunales Expertensystem, die papierlose Verwaltung mit XML-basierter Formulardatenübernahme und elektronischer Zustellung der Erledigungsdokumente, die in das Projekt integrierte Plattform www.buergermeldungen.com als Crowd-Sourcing-Tool für die Beseitigung von Mängeln im öffentlichen Raum und viele andere Module im Rahmen von Tirol 2.0 beschreiten völlig neue Wege in der Verwaltung.
10. Das vorliegende Vorhaben reduziert die Durchlaufzeit der abhängigen Gesamtprozesse für den Kunden. Der Endkunde wartet messbar weniger lange auf eine Antwort, ein Produkt oder ein Resultat, das er bestellt hat.
Wesentlich – Durch die Standardisierung der Verwaltungsprozesse und die Beseitigung aller Medienbrüche werden die kommunalen Verfahren wesentlich beschleunigt. Außerdem werden dadurch Fehler und Redundanzen reduziert.
11. Das vorliegende Vorhaben reduziert die notwendige Anzahl von Kontakten. Es fallen weniger Rückfragen, Bestätigungen oder andere Abklärungen zwischen Kunde und Anbieter, resp. zwischen Kunde und Behörde an.
Wesentlich – Aufgrund der zentralen Wartung aller Standards werden die Verfahren rechtlich sicherer und reduzieren damit redundante Kontakte, z.B. sinkt die Zahl der Bescheidaufhebungen aus formalen Gründen. Die hinterlegte Programmlogik der Online-Formulare stellt sicher, dass die Daten zum Start der Verfahren weitgehend vollständig und plausibel eingehen.
12. Das Vorhaben ermöglicht den medienbruchlosen Durchlauf eines abhängigen Prozesses. Der Prozess kann durchgängig elektronisch abgewickelt werden. Es gibt keine Inkompatibilitäten zwischen Systemen oder Prozessen.
Wesentlich – Tirol 2.0 zielt auf die (auch behördenübergreifend) medienbruchfreie Implementierung ALLER kommunalen Verwaltungsverfahren.
13. Das vorliegende Vorhaben erhöht die Qualität der prozessrelevanten Daten / Informationen. Aufgrund entfallender Redundanzen, besserer Versionenverwaltung, fest definierter Workflows oder anderer Maßnahmen wird erwartet, dass die Qualität von Daten, Informationen oder Produkten steigt.
Wesentlich – Dies ist eines der Kernthemen von Tirol 2.0. Durch die Standardisierung und Optimierung der kommunalen Verfahren und deren laufender Versionierung werden diese schneller, einfacher und richtiger.
14. Die Fehlerquote wird durch dieses Vorhaben gesenkt (mehr Integrität für Daten und Informationen, weniger Verarbeitungsfehler, besser funktionierende Systeme, bessere Qualitätssicherung).
Wesentlich – Die Fehlerquote sinkt durch die zentrale Wartung und stetige Anpassung an rechtliche und organisatorische Anforderungen, wie auch durch die Vereinheitlichung der einzelnen Verfahren und die damit verbundene Möglichkeit effizienter Schulungsmaßnahmen.
15. Das vorliegende Vorhaben erhöht die Kundenzufriedenheit (bessere Dienstleistung gegenüber dem Kunden, Senkung der Gebühren / Preise, usw.).
Wesentlich – Die Kundenzufriedenheit steigt vor allem durch wesentlich raschere, transparente und qualitätsvolle Verfahrensabwicklung sowie durch die Möglichkeit, Verfahren rund um die Uhr von zuhause aus anzustoßen und die Erledigungen elektronisch entgegen nehmen zu können.
16. Das vorliegende Vorhaben verbessert die Umweltverträglichkeit (reduziert Papier- und Energieverbrauch, weniger CO2-Ausstoß, usw.).
Wesentlich – Durch die vollständig elektronische Abwicklung der Verfahren vom Antragsformular bis zur Zustellung der Erledigungsdokumente wird der Papierverbrauch drastisch reduziert. Beim Kunden entfällt das Mobilitätserfordernis des Posttransfers.
17. Das vorliegende Vorhaben erhöht die Verfügbarkeit der Dienstleistungen (7 x 24 h wird möglich, andere/bessere Öffnungszeiten, einfacherer Zugang, Barrierefreiheit).
Wesentlich – Alle kommunalen Verfahren mit verfügbaren Online-Formularen können rund um die Uhr barrierefrei nach den WCAG-Richtlinien der WAI in Anspruch genommen werden. Alle relevanten Informationen und Auskünfte werden online bereitgestellt. Durch die elektronische Zustellung entfällt außerdem die Notwendigkeit, hinterlegte Schriftstücke beim nächsten Postamt auszulösen.
18. Das vorliegende Vorhaben vereinfacht den Dienstleistungsprozess und reduziert Hürden für den Kunden (generelle Vereinfachung, es entfallen Prozess-Schritte oder Hierarchiestufen, Barrierefreiheit wird geschaffen).
Wesentlich – Alle Verfahren werden online zugänglich. Die Prozesse werden als Standards auf ihr rechtlich notwendiges Ausmaß reduziert. Die Zuständigkeiten orientieren sich nicht mehr hierarchisch sondern nach den Kriterien der Prozessverantwortung.
19. Das vorliegende Vorhaben ermöglicht die Wiederverwendung von Daten / Informationen, Dokumenten oder anderen Ressourcen. Die Beschaffung bringt auch für andere Projekte oder Vorhaben Nutzen oder hilft bei der Bewältigung von weiteren Herausforderungen.
Wesentlich – Tirol 2.0 schafft durch einheitliche Datenstandards und Schnittstellen die Voraussetzung, die Kooperation zwischen den Gemeinden sowie mit anderen Behörden und Shared-Service-Centern auf elektronischem Weg wesentlich zu verbessern.
20. Das vorliegende Vorhaben erhöht die Rechtssicherheit (z.B. durch die Einbindung von digitalen Signaturen oder anderen Authentisierungsmechanismen, juristische Fragen werden in der Qualitätssicherung berücksichtigt).
Wesentlich – Alle standardisierten Verfahren und Dokumente werden laufend an den aktuellen Stand der Rechtslage angepasst. Die durchgängige Verwendung der elektronischen Amtssignatur stellt die Zuordnung der Dokumente zur Behörde, die Bürgerkarte die eindeutige, rechtswirksame Identifikation des Kunden sicher.
21. Das vorliegende Vorhaben verbessert die Transparenz für die Kunden (z.B. dank Tracking oder Ticketing, Statusmitteilungen oder personalisierte Accounts, verbesserter Informationsplattform oder erhöhter Informationsfrequenz).
Wesentlich – Alle kommunalen Verfahren werden öffentlich vollkommen transparent dargestellt. Die verfahrensrelevanten Informationen für den Kunden werden zentral gewartet und laufend aktualisiert.
22. Das vorliegende Vorhaben erhöht die allgemeine Sicherheit (bessere Daten- und Informationssicherheit, besserer Infrastruktur-/Ressourcenschutz).
Wesentlich – Alle Online-Formulare werden zentral gehostet und gewartet. Durch die Möglichkeit, den ELAK und das Archiv im ASP-Betrieb zu nutzen, erschließen sich für die Gemeinden die hohen Sicherheitsstandards eines professionellen Rechenzentrums.
